Tramitar, enviar y hacer un seguimiento de la propuesta Tramitación Tramitación interno y aprobación: La función “Tramitación y aprobaciones” de Cayuse 424 está diseñada para obtener aprobaciones secuenciales de los departamentos y las instituciones para la presentación de solicitudes de subvención. Este sistema se utilizará para aprobar internamente todas las solicitudes, tanto si se presentan electrónicamente a una agencia federal como si se envían por correo postal. En el caso de las solicitudes presentadas al NIH, no se podrá presentar ninguna solicitud sin que se haya completado la cadena de tramitación y sin que el AOR haya dado su aprobación como penúltimo paso de la cadena. Comience la tramitación interna a través de Cayuse con ANTELACIÓN: Para comenzar la tramitación, todos los campos editables deben estar rellenados. Una vez iniciada la cadena de tramitación, la subvención queda “bloqueada” para su edición en SP. No obstante, puede seguir editando la solicitud 424. Tenga en cuenta que no es necesario incluir biografías ni archivos científicos adjuntos en este momento. Se pueden añadir tras la aprobación y antes de la presentación. Una vez completada la solicitud con los formularios obligatorios rellenados e incluidos en la sección de documentos, se debe iniciar la tramitación lo antes posible para que todos los departamentos internos de cumplimiento tengan tiempo suficiente para revisar y aprobar la presentación. Si necesita editar un campo que ha sido bloqueado en SP mientras la subvención aún se encuentra en trámite entre los distintos departamentos, póngase en contacto con Ray Hosein. Contraer todo Unidades de aprobación Es responsabilidad del PI garantizar que todas las revisiones y aprobaciones institucionales necesarias se hayan emitido antes de presentar la solicitud de subvención. La cadena de enrutamiento es una serie de unidades e individuos que deben aprobar una propuesta. La unidad administrativa siempre es la primera en la cadena de enrutamiento. Se añadirán otras unidades cuando: se añada a una persona de una unidad al equipo de investigación como participante clave. la unidad es superior a la unidad que se ha añadido. NOTA: si añade una unidad por error, puede eliminarla antes de tramitarla. Todos los departamentos tienen dos unidades. Las unidades «Z» se han creado para que los administradores puedan añadirse a la cadena de tramitación antes del presupuesto OGS. Vea el siguiente ejemplo: Tramitación paralela Tramitación paralela La tramitación paralela está habilitada para que muchas de las aprobaciones IRB, OCT, IACUC puedan realizarse simultáneamente. Cree su orden de tramitación en la columna 1 a continuación. Puede utilizar el mismo número para aprobaciones de varios departamentos. Si lo hace, los que tengan el mismo número se tramitarán simultáneamente para su aprobación. La cadena de tramitación funciona por niveles: El nivel 1 debe aprobar primero; luego se tramita a todos los del nivel 2. Una vez que todos los del nivel 2 aprueban, se tramita a los del nivel 3, y así sucesivamente. Para obtener más información sobre los departamentos administrativos de Einstein, haga clic aquí. Tramitación y aprobaciones en Cayuse SP Manual de Cayuse Preguntas frecuentes sobre Cayuse De conformidad con las Políticas y Procedimientos de Cayuse GRT-POL-2018-001, Sección III.B.3, en vigor desde el 12 de febrero de 2019, tramite su solicitud de subvención ocho (8) días antes de la fecha límite. Si se trata de un ensayo clínico o implica gastos para los pacientes, OCT debe revisar el presupuesto. Se requiere un plazo mínimo de dos semanas. Las solicitudes se “bloquean” para editar campos en SP y cargar cualquier cosa en la sección de presupuesto cuando se marca el botón de tramitación. Puedes solicitar permisos para entrar y editar, después de completar el enrutamiento, sin embargo, solo para la parte científica y administrativa, no para el presupuesto. Todas las solicitudes federales deben enviarse a través de Proposals 424; los pasos para enviar solicitudes no federales pueden variar. Si la solicitud de subvención se presenta "a última hora", puede ser un proceso largo en el que intervienen varios departamentos y en el que pueden surgir muchos factores que retrasen las aprobaciones. Es responsabilidad del PI y/o su administrador ponerse en contacto con todos los departamentos implicados y monitorear el progreso para que la presentación se realice a tiempo. Haga clic en "Mis propuestas" en el panel de propuestas. En la pestaña "Propuestas no enviadas", haga clic en el número de propuesta que está lista para tramitarse. Haga clic en “Enviar para tramitación” debajo de la "Lista de ítems" en la parte izquierda de la pantalla. Si aparece un error al hacer clic en este botón, la propuesta aún no puede tramitarse. Compruebe la "Lista de ítems" y complete las secciones necesarias. Lea la declaración de "Confirmación de envío" para saber qué sucederá cuando se envíen los datos de la propuesta para su tramitación. Haga clic en “Sí” para aceptar la certificación de envío. Nota: No podrá modificar la solicitud en Cayuse SP una vez iniciado el enrutamiento. Si necesita modificar la propuesta después de enviarla para su enrutamiento, puede solicitar a un administrador del sistema de Cayuse SP que la cambie al estado "No enviada" o solicitar al primer aprobador de la unidad que la rechace, lo que reabrirá la propuesta. "Reabierta" es similar a "No enviada" en el sentido de que podrá editar la propuesta mientras esté "Reabierta". Orden de la cadena de tramitación del Cayuse: Investigador Principal Chair Oficina de Apoyo a Subvenciones No Presupuestarias Oficina del Decano Según sea necesario: CCI (IRB de Einstein), IACUC y/o EH&S. (si se trata de personas, animales o cuestiones relacionadas con la salud o la seguridad) Oficina de Apoyo a Subvenciones Presupuestarias Representante Autorizado de la Organización (AOR, por sus siglas en inglés)* FCOI (Conflictos de Interés Económicos) Oficina de Biotecnología (si corresponde) MWBE (si corresponde) División de Posgrado (si se trata de un fellowship para estudiantes de posgrado) Recordatorio: hay una tramitación paralela en varios niveles. El estado de Cayuse SP cambiará de "No enviado" a “Aprobado". Certificación de PI Las solicitudes no serán aprobadas por OGS sin la certificación del PI. Los PI deben certificar las propuestas de Cayuse, ya sea electrónicamente o firmando un formulario en papel, que debe cargarse en Cayuse SP. Recibirá un correo electrónico de Cayuse: Inicie sesión en Cayuse SP y, en el menú de la izquierda, haga clic en "Bandeja de entrada de la certificación del PI". Debajo de la pestaña "Pendiente de certificación", haga clic en el número de la propuesta que necesita certificar. Revise la propuesta haciendo clic en el icono PDF o en el número de propuesta. Después de revisar la propuesta, haga clic en "Certificar propuesta" debajo de la "Lista de ítems" o en la pantalla "Estado de tramitación de la propuesta". Introduzca los comentarios relativos a la propuesta (obligatorio). Estos serán visibles para el equipo de investigación y la Oficina Administrativa Central. Haga clic en "Enviar certificación" para aceptar la declaración de certificación. Paso 1: el PI recibe un correo electrónico alertándole de que se requiere la certificación del PI con un enlace a Cayuse. Haga clic en el enlace de certificación del correo electrónico. Haga clic en “Bandeja de entrada de certificación del PI” en la sección de "Certificación/Aprobaciones" Haga clic en el número de propuesta (p. ej.: 20-0010) En “Estado de tramitación de la propuesta”, haga clic en el pdf que aparece después de “Propuesta”. Haga clic en "Certificar propuesta" Aparecerá otra página con un cuadro de comentarios debajo y una pestaña "Enviar certificación" debajo. Introduzca los comentarios (obligatorio). Estos serán visibles para el equipo de investigación, los revisores de propuestas y la Oficina Administrativa Central. Haga clic en "Enviar certificación" para aceptar la declaración de certificación. Nota: Para una solicitud de MPI, solo el IP de contacto debe certificar la solicitud. Autorizar o rechazar una propuesta Revisar la propuesta En la parte inferior del menú de propuestas, haga clic en Autorizar propuesta o Rechazar propuesta en la pantalla Estado de enrutamiento de propuestas. Introduzca cualquier comentario que tenga sobre la propuesta. Este campo es obligatorio. Sus comentarios serán visibles para el equipo de investigación, los revisores de la propuesta y la Oficina Administrativa Central. Haga clic en Enviar autorización o Enviar rechazo para confirmar la declaración de autorización. Cuando rechaza una propuesta, esta recibe el estado “Reabierto", y el equipo de investigación y el creador podrán editarla y volver a enviarla para su tramitación. Si autoriza la propuesta, el siguiente aprobador recibirá un correo electrónico en el que se le notificará que debe revisar la propuesta. Presentación Visite el sitio web del NIAID "Enviar una solicitud". Una vez completada la tramitación y obtenida la aprobación de un AOR, el PI podrá presentar la solicitud de subvención. Siga las directrices de envío de Einstein enviando con suficiente antelación (al menos un día antes) a la fecha límite para permitir la corrección de errores imprevistos. Asegúrese de obtener un número de seguimiento de la subvención en el momento de la presentación (aparece en la ventana emergente aproximadamente 60 segundos después de pulsar el botón “Enviar”) Las directrices federales recomiendan presentar las solicitudes dos días antes de la fecha límite, para que el solicitante pueda revisar si hay errores en la presentación y resolver cualquier dificultad que pueda surgir durante el proceso. Siempre puede enviar una solicitud modificada/corregida hasta la fecha límite. Las correcciones realizadas después de la fecha límite pueden dar lugar al rechazo de la solicitud, que será retirada sin ser revisada. Para solicitudes del DOD: Grants.gov (Cayuse 424) solo se utiliza para presentar la solicitud completa. Cualquier material de solicitud previa (LOI) debe enviarse a través de eBRAP. La información presentada en la solicitud previa debe ser idéntica a la presentada en la solicitud completa para evitar errores. Para solicitudes de NSF: se debe utilizar Research.gov para todas las presentaciones de NSF. Pautas de presentación de NSF Comprobaciones automáticas de conformidad de propuestas de NSF (similares a errores/advertencias) Contraer todo Presentación a través de Cayuse Pasos para la presentación en Cayuse: Inicie sesión en Cayuse 424 Encuentre la aplicación Revise los errores y advertencias en la parte inferior del panel principal. Haga clic en el cuadro de error para ampliarlo y ver los detalles del error o la advertencia. Nota: los errores y advertencias se basan en el patrocinador seleccionado en el cuadro desplegable de la derecha. Cambiarán en función de si se selecciona NIH, HSS - Otros, etc. El tipo de validación NIH está diseñado para el sistema de validación eRA Commons. El tipo de validación HSS – Otros es un tipo de validación más amplio que no incluye el sistema de validación eRA Commons. Haga clic en Envío electrónico en Gestión de propuestas (en la parte inferior del panel izquierdo) Aparece una nueva página. Marque el botón “ Enviar a Grants.gov después de la validación ” Haga clic en "Validar propuesta". Proceso de presentación de DoD Todas las solicitudes, incluidas las del DOD, deben introducirse y tramitarse a través de Cayuse. Es obligatoria la aprobación de Cayuse SP por parte de OGS. Una vez validada en 424, la solicitud se reunirá en eBRAP mediante una transferencia de sistema a sistema desde Grants.gov. El AOR puede iniciar sesión en eBRAP y notificar al PI/DA si hay algún error. El PI debe corregir los errores (si los hay) y, a continuación, verificar la solicitud en eBRAP para su presentación definitiva. Aparecerá un nuevo cuadro. Haga clic en el botón "Enviar”. Es posible que no tenga permiso para enviar. Si ve que estos botones están en gris, póngase en contacto con Ray. Presentación a través de "Otros Portales de Presentación" Presentación a través de "Otros Portales de Presentación" No todas las propuestas pueden presentarse a través de Cayuse. Algunas subvenciones deben presentarse utilizando los portales correspondientes. Haga clic aquí para acceder a portales de presentación adicionales. Para más información, visite el sitio web de su patrocinador. Los siguientes sitios web también son portales de presentación, pero Einstein no los utiliza para la presentación previa a la concesión. Einstein los utiliza para la gestión posterior a la concesión: ASSIST Soluciones de subvenciones Espacio de trabajo Consejos para presentar solicitudes con Subawards Si utiliza subcontratistas o subadjudicatarios en sus propuestas y si la institución subconcesionaria utiliza Cayuse, recomiende a sus coinvestigadores que utilicen el portal web www.Subawards.com para preparar sus presupuestos. Asegúrese de que el personal clave de todos los subadjudicatarios tenga un ID de eRA Commons y que esté introducido correctamente. Asegúrese de que el personal clave interno esté correctamente afiliado al nuevo Einstein y que sus roles sean correctos. Intente presentar la propuesta un día antes, aunque no esté completa. De este modo, podrá determinar qué falta o si hay algún error administrativo. Podrá presentar una solicitud modificada/corregida tantas veces como sea necesario hasta la fecha límite sin penalización. Servicio de asistencia para presentaciones ¿Está experimentando problemas del sistema con ASSIST, Grants.gov, el Sistema de Gestión de Concesiones (SAM) o eRA Commons que cree que pueden impedirle presentar su solicitud a tiempo? El NIH no penalizará a los solicitantes que experimenten problemas confirmados con los sistemas federales que estén fuera de su control. El PI debe informar del problema al servicio de asistencia técnica correspondiente antes de la fecha límite de presentación. NIH eRA Commons Póngase en contacto con el servicio de asistencia de eRA para cuestiones relacionadas con el proceso de subvenciones electrónicas. Teléfono: 301-402-7469 Llamada gratuita: 866-504-9552 TTY: 301-451-5939 Horario comercial: de lunes a viernes, de 7 am a 8 pm, EST Correo electrónico: commons@od.nih.gov Atención al cliente de Grants.gov Llamada gratuita: 1-800-518-4726 Horario comercial: de lunes a viernes, de 7 am a 9 pm, EST Correo electrónico: support@grants.gov Sistema de tickets ONLINE: enviar un ticket web Seguimiento Cada PD/PI es responsable de realizar el seguimiento de sus propias solicitudes. Previo a la presentación: se debe monitorear el progreso de la tramitación, en caso de que falle el correo electrónico o haya retrasos en el departamento, y se debe contactar con los departamentos correspondientes si algo tarda más de lo esperado. Después de la presentación: el NIH (en particular) envía varias notificaciones por correo electrónico seguidas en poco tiempo. Si no las recibe, puede ser señal de un posible problema. Póngase en contacto con la Oficina de Apoyo a Subvenciones para obtener ayuda. Una vez enviada la propuesta, eRA Commons se utiliza para: Ver errores y advertencias Seguir los estados de las propuestas: tabla de NIH Ver imagen de la solicitud montada Seguir la recepción y derivación Ver puntuaciones/declaración resumida: Nota: Las puntuaciones solo están disponibles para el IP, no para el DA ni para el OGS/AOR. Contraer todo Ver errores y advertencias Puede encontrar una lista completa de los errores y advertencias de presentación electrónica para los programas de subvenciones del NIH aquí. Consulte el sitio "Enviar, rastrear y ver su solicitud" del NIH. Una vez que envíe su solicitud a Grants.gov, se realizarán algunas comprobaciones básicas y se enviarán notificaciones a las direcciones de correo electrónico del PD/PI y del AOR que figuran en el formulario SF424 (R&R) con respecto a: Los Errores impiden que se envíe correctamente: su solicitud no se aceptará hasta que se resuelvan todos los errores y el AOR presente una solicitud completa “Modificada/corregida” a través de Grants.gov. Las advertencias no detienen el procesamiento y se abordan a discreción del solicitante. El correo electrónico puede no ser fiable. Compruebe el estado de su solicitud en eRA Commons. Deberá esperar hasta cuatro horas desde el momento en que envía su solicitud a Grants.gov para que el estado aparezca en eRA Commons. Si se encuentra algún problema, Grants.gov rechazará su solicitud con el estado “Rechazada con errores”. Debe resolver todos los errores y volver a presentarla. Si no se encuentra ningún problema, Grants.gov colocará su solicitud en una cola para que la recupere la agencia. Una vez que la agencia recibe su solicitud sin errores, se crea un documento consolidado con todos los formularios y archivos adjuntos que ha presentado en un formato coherente. Se añaden encabezados, pies de página, un índice y marcadores, y la imagen de la solicitud compilada se coloca en pestaña "Estado de eRA Commons" para que pueda verla. Ver imagen de la solicitud montada Ver su solicitud en eRA Commons es la mejor manera de asegurarse de que NIH la ha recibido correctamente. Dispone de un plazo de dos días hábiles (sin contar fines de semana ni días festivos federales) para revisar la solicitud que ha enviado y comprobar que la imagen que ha adjuntado es correcta antes de que sea remitida a nuestro personal de recepción y derivación para su posterior tramitación. Si decide realizar cambios adicionales dentro de este plazo, deberá rechazar la solicitud electrónica y, a continuación, presentar una solicitud modificada/corregida. Debe completar cualquier envío correctivo antes de las 5 pm del día de vencimiento (incluso si realiza correcciones dentro del plazo de visualización) para que se considere a tiempo. Para las solicitudes de suplementos administrativos, NIH ofrece la opción de que un funcionario autorizado (SO) omita el plazo estándar de dos días hábiles para la revisión de la solicitud en el estado de eRA Commons y envíe la solicitud de suplemento para su tramitación por parte de la agencia sin esperar a que expire el plazo de revisión de la solicitud. Véase NOT-OD-23-011. Se recuerda a los solicitantes que se les anima a discutir las posibles solicitudes con el instituto o centro que concede la subvención antes de presentarlas. Las organizaciones deben revisar cuidadosamente sus solicitudes antes de utilizar la acción "Verificar para reducir la necesidad de volver a enviarlas". No podrá realizar cambios en su solicitud a través de Grants.gov una vez finalizado el plazo de visualización de solicitudes, a menos que retire oficialmente su solicitud del proceso de selección. Su envío correctivo (ya sea realizado antes o después de la fecha límite) sustituye a su envío anterior. No puede rechazar o retirar su envío y volver a una versión anterior (es decir, el envío anterior queda anulado). Si sigue siendo necesario realizar cambios una vez finalizado el plazo de revisión, es posible solicitarlos poniéndose en contacto con la División de Recepción y Remisión de CSR. Para corregir datos como el título, el AOR/SO debe enviar un PDF con la solicitud firmada con tinta o electrónicamente. Asegúrese de incluir el título, el nombre del PI de contacto y cualquier otro identificador, como el ID de la solicitud o el número de seguimiento de la subvención. Una vez recibida, DRR podrá actualizar la información. Fuente: https://grants.nih.gov/grants/how-to-apply-application-guide/submission-process/submit-track-view.htm Seguir la recepción y derivación Consulte los sitios de Recepción y Referencia y Envío y Asignación del NIH Todas las solicitudes de subvención que se presenten al NIH se envían a la División de Recepción y Referencia (DRR) dentro del Centro de Revisión Científica (CSR). Ellos comprobarán que su solicitud esté completa, la asignarán a un Grupo de Revisión Científica y la remitirán a uno o varios Institutos/Centros (IC) para que se considere su financiación. Seguimiento durante la fase de “Recepción/Remisión”: la asignación y la información de contacto del Administrador de Revisión Científica (SRA) se reflejarán en eRA Commons en Estado. Solicitar un cambio en la sección de estudio Si ha presentado una solicitud R01, R21 o R03 iniciada por un investigador y cree que su solicitud no ha sido asignada a una sección de estudio adecuada, puede solicitar un cambio: Compruebe el CSR Grupos de revisión integrados para encontrar una alternativa. Encontrará los enlaces a la lista en la parte superior de las páginas de la sección de estudio. Discuta su alternativa con el chief del IRG de la sección de estudio que se le haya asignado. Encuentre su información de contacto en el Directorio del personal de CSR o pregunte a su SRO si no puede encontrarla en línea. (No se ponga en contacto con los revisores que aparecen en la lista). Para realizar su solicitud, envíe un correo electrónico a csrdrr@mail.nih.gov solicitando una nueva asignación y explicando brevemente los motivos del cambio. A continuación se muestra un ejemplo de una solicitud aceptable y otra inaceptable. Aceptable: “la sección de estudio X parece centrarse más en la biología estructural de moléculas de importancia inmunológica. Dado que mi solicitud propone desarrollar nuevos anticuerpos para estudios en humanos en fase I, la perspectiva clínica de los revisores de la sección de estudio Y es fundamental para apreciar los enfoques que he adoptado". No aceptable: “no quiero los revisores X, sino los Y". Revisión por pares: ver puntuaciones/declaración resumida Consulte el sitio de revisión por pares del NIH Proceso de revisión por pares: El primer nivel de revisión lo lleva a cabo un Grupo de Revisión Científica (SRG; también conocido como secciones de estudio) compuesto principalmente por científicos no federales que tienen experiencia en disciplinas científicas relevantes y áreas de investigación actuales. Criterios de revisión y puntuación Qué buscan los revisores Por lo general, en el plazo de una semana tras la reunión del comité de revisión (sección de estudio), toda la información disponible sobre puntuaciones y percentiles se puede encontrar en la sección "Información sobre la solicitud" de la "Pantalla de estado" (véase: "Sistema y procedimiento de puntuación"). Seguimiento durante la fase de “revisión por pares” Puntuación y percentil: tras la reunión del grupo de revisión, toda la información disponible sobre la puntuación y el percentil se puede encontrar en la sección "Información de la solicitud" de la pantalla “Estado". Resumen: aproximadamente tres semanas después de la reunión de revisión, se publica un resumen completo en la sección "Otros documentos relevantes". Encontrar tu puntuación y resumen El segundo nivel de revisión lo realizan los Consejos o Juntas Asesoras Nacionales de Institutos y Centros (IC) . Estos consejos están compuestos por representantes científicos y públicos, elegidos por su experiencia, interés o actividad en temas relacionados con la salud y la enfermedad. Solo las solicitudes recomendadas para su aprobación tanto por el SRG como por el Consejo Asesor podrán ser recomendadas para su financiación. Las decisiones finales sobre la financiación son tomadas por los directores del IC. Los PI cuyas solicitudes hayan obtenido una puntuación competitiva pueden recibir una solicitud para enviar materiales adicionales tras la presentación a la IC financiadora. Tenga en cuenta que solo una parte de las solicitudes de este grupo recibirán finalmente financiación y que la solicitud de esta información adicional NO garantiza que su solicitud haya sido seleccionada para recibir financiación. Los revisores utilizarán la "Revisión asistida por Internet (IAR)" para presentar críticas y puntuaciones preliminares, lo que permite a los revisores, SRA y GTA ver todas las críticas en preparación para una reunión. Consulte el sitio web de preguntas frecuentes del NIH para obtener información sobre Puntuaciones y financiación y el documento del NIAID Comprensión de las líneas de pago y los percentiles.
