Preguntas frecuentes Menú: Página de inicio | Primeros pasos | Encontrar financiación | Elaboración de la propuesta | Dirigir y enviar propuesta | Materiales adicionales posteriores al envÃo | Configuración de la adjudicación | Gestión del proyecto | Cierre del proyecto Página de inicio Contraer todo Soy investigador postdoctoral asociado o profesor adjunto de investigación. ¿Puedo presentar una solicitud de subvención como investigador principal? Depende de los privilegios que le conceda su departamento. Primero, hable con el jefe del laboratorio o investigador principal y luego con el chair del departamento, quienes podrán orientarlo. Por favor, comunÃquese con la OGS y le informaremos si puede presentar solicitudes de subvención como investigador principal. Hay varias razones para esto, entre ellas, asegurarnos de que Einstein tenga el espacio y la instrumentación necesarios para que pueda realizar su investigación de manera exitosa y que podamos asumir el compromiso para que lo logre. Soy estudiante de posgrado y quiero presentar una solicitud de subvención para una beca. ¿Puedo ser considerado investigador principal? Depende del tipo de solicitud y del patrocinador. Póngase en contacto con el Dr. Basu en la extensión 2238, quien podrá orientarlo. ¿A quién contacto en la OGS cuando necesito algo? Contacte o envÃe un correo electrónico a la persona a quien desea pedirle que realice la tarea, o a quien tenga la responsabilidad de llevarla a cabo (consulte la siguiente lista). Puede poner en copia a otras personas, pero por favor, no envÃe el correo electrónico a múltiples destinatarios. Esto suele generar confusión y puede derivar en que nadie haga la tarea porque todos crean que otra persona la está haciendo. O, lo que es más probable, puede ocurrir que varias personas asuman la responsabilidad y envÃen múltiples respuestas. Esto genera una situación desagradable (que ya ha sucedido en el pasado) y, por supuesto, representa una pérdida de energÃa y tiempo valiosos. Por eso, dirija su correo electrónico a un solo destinatario y, si no tiene respuesta en un plazo razonable, comunÃquese con otra persona. Para asuntos especÃficos, por favor dirÃjase a la siguiente persona: Oficina de Apoyo a Subvenciones (general) OGS@einsteinmed.edu Indranil Basu, PhD, MBA Assistant Director Belfer, Oficina 1106 X2238 indranil.basu@einsteinmed.edu Considere los diferentes grupos que hacen esas preguntas (es decir, estudiantes, profesores, personal, etc.). Revise el sitio web de la OGS: https://www.einsteinmed.edu/administration/grant-support/ I saw an announcement from the Dean’s office regarding availability of a research funding/fellowship opportunity soliciting applications for an internal competition. What does it mean and what is the process? Probablemente haya visto una convocatoria para una presentación limitada. Algunos patrocinadores nos permiten enviar solo una cantidad limitada de solicitudes (generalmente una o dos) y estas se realizan solo por invitación. Los solicitantes no puede enviar solicitudes; deben ser nominados por la institución. Los interesados deben presentar una solicitud a la OGS a través del Dr. Basu (extensión 2238), quien envÃa todas las postulaciones al comité de selección interno (Comité de Concesiones) para su revisión. El comité hace recomendaciones al Decano, y luego la OGS nomina al solicitante para que envÃe la solicitud al patrocinador. DA- Vamos a recibir a un nuevo investigador principal en nuestro departamento, quien traerá una subvención de los NIH. ¿Qué debo hacer para transferir esta subvención sin demoras? El proceso es similar al de la sección anterior, que describe la renuncia a una subvención. En este caso, el investigador principal inicia la declaración de renuncia en su antigua institución y sigue un proceso similar. Tenga en cuenta que debe comenzar al menos 90 dÃas antes de la fecha de inicio. La transferencia se retrasará significativamente si el proceso comienza tarde. Le envié un correo electrónico a usted y a otras personas de la OGS, pero no recibà respuesta. ¿Qué debo hacer? En la OGS trabajamos arduamente y, a menudo, tenemos fechas lÃmite de subvenciones, por lo que priorizamos nuestro trabajo. Además, si envÃa el pedido a más de una persona, es probable que se asuma que otra persona de la lista está haciendo la tarea. Sin embargo, puede ayudarnos de la siguiente manera para que podamos responder a sus solicitudes de forma rápida. EnvÃe el correo electrónico únicamente a la persona que considere que puede y está autorizada a realizar la tarea. Puede poner a otros en copia, pero dirija el correo a una sola persona. Incluya el tÃtulo de la subvención (tÃtulo Cayuse, por ejemplo, Smith/R01/09.10.2016) en el asunto o en el cuerpo del correo. Utilice una lÃnea de firma que incluya su número de teléfono. Soy administrador de departamento y quiero actualizar al personal sobre los servicios de la OGS y los procesos de gestión de subvenciones. ¿Pueden ayudarnos? Con gusto podemos ir a su departamento y presentar sesiones informativas o seminarios. Háganos saber qué temas les interesan y qué disponibilidad tienen, y organizaremos algo. Tenga en cuenta que necesitamos dos semanas de antelación. Póngase en contacto con OGS@einsteinmed.edu. Primeros pasos Mi investigador principal necesita una credencial de eRA Commons. ¿Con quién me comunico? ComunÃquese con Cindy (cynthia.cardillo@einsteinmed.edu), de la OGS. Soy nuevo en Einstein. Me interesa obtener más información sobre la OGS y los procesos de presentación y gestión de subvenciones. ¿Dónde puedo encontrar información? ¿Pueden ayudarme? We will be happy to help you with any aspects of the process. You can contact any of us at OGS and we will guide you to the right places. We make a number of presentations throughout the year and you can attend them. You can go to our website (link) and go to the link entitled, “Seminars.” And you can choose to review any of the many presentations we have made in the past. I heard of a portal called “PURE.” What it is and how it can help me build my research portfolio? PURE es un portal de recursos y desarrollo de información para la investigación disponible para los profesores de Einstein. TodavÃa se encuentra en fase beta (modo de prueba). Sin embargo, puede iniciar sesión en el sistema y conocer las subvenciones actuales y pasadas otorgadas a profesores de Einstein, crear su perfil, registrarse para obtener oportunidades de financiación, y encontrar expertos y colaboradores. ComunÃquese con el Dr. Basu a la extensión 2238 para obtener más detalles y las credenciales de inicio de sesión. ¿Qué es PURE y cómo puede ayudarme a crear mi portfolio de investigaciones? PURE es un portal de información sobre investigación y desarrollo disponible para los profesores de Einstein. TodavÃa se encuentra en fase beta (modo de prueba). Sin embargo, puede iniciar sesión en el sistema y conocer las subvenciones actuales y pasadas otorgadas a profesores de Einstein, crear su perfil, registrarse para recibir notificaciones sobre oportunidades de financiación, y encontrar expertos y colaboradores. Llame al Dr. Basu al 718.430.2238 para obtener más detalles y las credenciales de inicio de sesión. Encontrar financiación ¿Dónde puedo buscar un patrocinador para mi investigación? Llame al Dr. Indranil Basu al 718.430.2238, quien lo ayudará a encontrar oportunidades de financiación de fuentes federales y no federales, de la industria y de fundaciones privadas. ¿Dónde puedo buscar una beca de desarrollo profesional para mi proyecto? EnvÃe un correo electrónico al Dr. Indranil Basu (indranil.basu@einsteinmed.edu). Él lo ayudará a encontrar una subvención adecuada que coincida con sus criterios de investigación y lo asistirá con los procedimientos posteriores de presentación y solicitud de la subvención. ¿Qué significa el reloj de arena al lado de una oportunidad de financiación? Indica que la oportunidad de financiación ha expirado y/o ha sido reemplazada por una versión más reciente. No debe utilizarse para crear una solicitud, ya que no será aceptada por la agencia de financiación. Tengo una idea de investigación y estoy buscando oportunidades de financiación. ¿Dónde puedo encontrar patrocinadores que estén dispuestos a financiar mi proyecto? En la OGS contamos con una persona y con los mecanismos para encontrar oportunidades de financiación (federales y no federales, de la industria y de fundaciones privadas). Llame al Dr. Basu a la extensión 2238 y él lo ayudará. Tal vez desee seguir la presentación de PowerPoint que le brindará información sobre cómo encontrar oportunidades de financiación. ComunÃquese con el Dr. Basu a la extensión 2238 y él lo ayudará con la financiación externa y la orientación para profesores nuevos. He oÃdo que envÃan correos electrónicos mensuales a los administradores, algunos profesores y fellows posdoctorales sobre oportunidades de financiación. ¿Cómo puedo recibir estos correos para saber qué hay disponible? EnvÃe un correo electrónico o llame al Dr. Indranil Basu (indranil.basu@einsteinmed.edu; extensión 2238) y dÃgale cuáles son sus intereses (el tipo de oportunidades de financiación que busca) para que él pueda incluirlo en la lista de correo. Estoy buscando un fellowship o una oportunidad de capacitación. ¿Pueden ayudarme? SÃ, estaremos encantados de trabajar con usted y ayudarlo a encontrar oportunidades adecuadas. Soy un fellow clÃnico de último año y me incorporaré como Profesor Adjunto de Einstein este año. Me interesa encontrar una beca de desarrollo profesional para mi proyecto. ¿Cómo pueden ayudarme? ComunÃquese primero con el Dr. Indranil Basu (indranil.basu@einsteinmed.edu), quien lo ayudará a encontrar una subvención adecuada que coincida con las preferencias/criterios de su trabajo de investigación y lo asistirá con los procedimientos posteriores de presentación y solicitud de la subvención. Elaboración de la propuesta ¿Cómo puedo encontrar ayuda para redactar una solicitud de subvención? El personal de la Oficina de Apoyo a Subvenciones lo ayudará a conceptualizar su idea, formar un equipo, redactar la propuesta y editarla para que sea competitiva. Póngase en contacto con OGS@einsteinmed.edu. ¿Qué es Cayuse? Cayuse es nuestro portal de sistema a sistema que otorga acceso a casi todas las oportunidades de financiamiento federal. Se usa para desarrollar y enviar todas las solicitudes nuevas, competitivas, no competitivas o de renovación, asà como para preparar informes de progreso, modificaciones presupuestarias y otras presentaciones previas a la concesión (OPAS, por sus siglas en inglés). Es propiedad de una empresa llamada Evisions, Inc., que también se encarga de su operación. Si necesita ayuda, comunÃquese con Ray Hosein. Para obtener ayuda urgente (cuando no estemos disponibles), puede llamar al (503) 297-2108 Ex 201 o enviar un correo electrónico a https://einstein.cayuse424.com/. ¿Cómo creo una nueva aplicación en Cayuse? You may attend a Cayuse training session that is offered periodically. You may also contact Dr. Basu if you need immediate assistance. In short – Seleccione el botón Crear. Complete el campo Nombre de la propuesta. El Nombre de la propuesta debe completarse siguiendo las pautas de Einstein (es un tÃtulo interno). Subvenciones competitivas: apellido del investigador principal/mecanismo de subvención/fecha lÃmite (por ejemplo, Smith/R01/2-5-16) RPPR no competitivos/informes de progreso: NC-apellido del investigador principal/mecanismo de subvención/fecha lÃmite (por ejemplo, NC-Smith/R01/2-15-16) OPAS (otras presentaciones previas a la concesión): OPAS-apellido del investigador principal/tipo de OPAS/fecha lÃmite (por ejemplo, OPAS-Smith/JIT/2-10-16) ¿Cual es nuestro nombre legal? Albert Einstein College of Medicine. ¿Somos una agencia que otorga tÃtulos a los efectos de algunas solicitudes de subvenciones estatales y federales? SÃ, recibimos la aprobación. ¿Hacemos lobby para obtener subvenciones? No, no lo hacemos. Póngase en contacto con nosotros si alguna agencia solicita esta certificación. EnvÃenos el formulario; lo revisaremos y firmaremos cuando corresponda. ¿Cuáles son los números DUNS, UEI, EIN y de distrito congresional de Einstein? DUNS: 081266487, identificador único de entidad: H6N1ZF5HJ2G3, EIN: 83-0621846 y distrito congresional: NY-014. Sin embargo, al crear una solicitud, Cayuse completará esta información automáticamente. Si necesita esta y otra información institucional, haga clic aquÃ. Who is our “Cognizant Agency and what is our Indirect Cost Agreement date? DHHS (Departamento de Salud y Servicios Humanos), Contacto: Darryl W. Mayes (212 264 2069). Fecha del acuerdo: 14/03/2023. ¿A quién debo incluir en nuestras solicitudes de subvenciones y subcontratos como Financial Office o Fiscal Office y Administrative Officer? Suzanne Locke e Indranil Basu, respectivamente. ¿Cómo puedo obtener ayuda para redactar un R01 independiente? Ofrecemos servicios de asesoramiento para la elaboración de propuestas para todo tipo de subvenciones y concesiones federales y privadas. Organizaremos citas con un asesor de subvenciones, quien lo ayudará a redactar una propuesta. Póngase en contacto con OGS@einsteinmed.edu. Soy un miembro nuevo del profesorado y necesito ayuda para redactar una solicitud de subvención, desde la redacción hasta el diseño del estudio, las estadÃsticas y los recursos internos para la colaboración. ¿Cómo puede ayudarme su oficina? We can help you with many aspects of the application development. Contact us and we will tailor our help according to your needs. We can help you contact a statistician (Dr. Mimi Kim, ex 2017) who can help you with study design, a grant advisor who can help you put your idea into a fundable research project and edit your application to enhance readability and understandability, and provide other resources. Please note that grant development/editing services are provided at no cost to you or your department – it is free. Se acerca la fecha lÃmite de mi solicitud y no tengo la aprobación de los IACUC y/o del IRB. ¿Pueden ayudarme? La mayorÃa de las solicitudes federales y no federales no requieren estas aprobaciones al momento de la aplicación. Puede enviar la solicitud e indicar que están pendientes. Si las necesitara, el patrocinador se comunicará con usted (o con la OGS) para conocer las fechas de aprobación. Para fines federales, se denomina proceso “justo a tiempo†(JIT, por sus siglas en inglés). Enviaremos la documentación cuando llegue el momento. Sin embargo, debe estar preparado, ya que le dan un perÃodo breve para presentar la información. En sus solicitudes debe proporcionar el número FWA (para investigación con humanos, 00023382) y el número de GarantÃa de Bienestar Animal (para investigación con animales, A3312-01). Esta información se completará automáticamente cuando cree su solicitud de Cayuse. Soy un docente o médico nuevo y me interesa redactar una solicitud de subvención. ¿Pueden ayudarme? SÃ, contamos con un servicio de asesoramiento para subvenciones y lo ayudaremos a conceptualizar su idea y desarrollar el equipo. También lo asistiremos con la redacción de la propuesta y la editaremos para hacerla competitiva y optimizar nuestras posibilidades de éxito. Póngase en contacto con OGS@einsteinmed.edu. Los formularios internos no se envÃan a las agencias patrocinadoras. ¿Por qué tengo que completarlos? Es necesario cumplir con los requisitos legales y de cumplimiento internos y externos. Al firmar los documentos, aceptamos que contamos con un sistema que cumple con todos los requisitos legales y reglamentarios federales, estatales y locales. Soy un becario de investigación postdoctoral interesado en postularme a la próxima beca de la Fundación Charles H. Revson. ¿Cómo puedo hacerlo? Like many foundation grant applications, The Charles H. Revson fellowship falls under the ‘invited application’ category. Each year, we, on behalf of the Dean’s Office, announce a series of invited applications (including the Revson fellowship). The list of the awards funded by invited applications is found in our website (All these invited applications are organized and processed by an Award Committee. Please contact Dr. Indranil Basu (indranil.basu@einsteinmed.edu) for further information. Soy un Profesor Adjunto nuevo en Einstein. Trabajo en el Montefiore Campus Moses. ¿Cómo puedo encontrar al administrador de mi departamento? Busque el nombre de su departamento en el sitio web de Einstein. Allà encontrará toda la información necesaria. Si no lo logra, comunÃquese con OGS@einsteinmed.edu. ¿Cómo agrego una persona en una aplicación de Cayuse para que pueda trabajar en una propuesta? Para agregar a una persona, sigua las instrucciones a continuación: Click on the “People” tab to check if they are listed Lo ideal es que las personas clave no se introduzcan manualmente en la solicitud; en su lugar, deben contar con un perfil profesional en la sección “Personas†que permita el autocompletado, ya que ciertos ajustes habilitan cálculos automáticos y funciones correctas de autocompletado en Cayuse. Las secciones de autocompletado se indican con un icono de lápiz en la parte derecha del campo de texto. ¿Cómo creo un perfil en Cayuse? Puede ponerse en contacto con Ray Hosein o hacerlo usted mismo de la siguiente manera: Click on the “+Person” icon Type in the person's name and any other information you want to add (departments, etc.). In most cases, you need to click “Create Affiliation” Seleccione la institución educativa adecuada. Todo el personal interno debe elegir Albert Einstein College of Medicine, Inc. Fill in the eRA Role: which should be PI, for investigators, and administrative personnel should be listed as “Assistants” Estoy trabajando en una aplicación que tiene un subcontrato, pero el nombre de la institución no está en Cayuse. ¿Cómo lo agrego para poder incluir el subcontrato? EnvÃe un correo electrónico a Ray Hosein e incluya la siguiente información: Nombre de la institución Dirección Número DUNS Distrito congresional Tasa de prestaciones Tasa de IDC Se creará un perfil institucional. No es necesario crear un nuevo perfil institucional para un consultor de otra institución. Tengo una solicitud antigua en Cayuse y el investigador principal decidió enviarla utilizando un mecanismo de concesión o un número FOA diferente. ¿Puedo transformar esta solicitud antigua sin crear una nueva? SÃ. Póngase en contacto con Ray Hosein y él lo guiará. Soy elegible para una subvención K, pero necesito ayuda. ¿Cómo escribo una solicitud de subvención K? ComunÃquese con nuestra oficina (o con Indranil Basu: indranil.basu@einsteinmed.edu). Le brindaremos toda la información necesaria, desde el primer paso hasta la escritura de la solicitud. Soy un miembro nuevo del profesorado y no tengo experiencia escribiendo un R01 independiente. ¿Pueden ayudarme? SÃ, ofrecemos todos los servicios de asesorÃa necesarios para la elaboración de propuestas de subvención (para cualquier tipo de subvención o concesión, tanto federales como privados). Lo ayudaremos a contactarse y concertar citas con un asesor de subvenciones de Einstein. Póngase en contacto con Indranil Basu: indranil.basu@einsteinmed.edu. Soy nuevo en Einstein. Mi investigador principal me pidió que trabajara en una aplicación. Tengo acceso a Cayuse y puedo ver la aplicación, pero no puedo hacer ningún cambio. ¿Qué estoy haciendo mal? No está haciendo nada mal, solo necesita una delegación de autoridad para trabajar en la propuesta. Para delegar autoridad, la OGS debe tener en sus archivos un formulario de delegación/enrutamiento firmado. Puede encontrar el formulario en nuestro sitio web. Complete el formulario y envÃeselo a Ray Hosein, quien lo vinculará con la solicitud del investigador principal. Esto debe hacerse una sola vez por cada investigador principal. ¿Por qué no puedo firmar por el investigador principal en el formulario interno? Como parte de los requisitos legales y de cumplimiento, necesitamos al menos un formulario que indique que el investigador principal sabe lo que se está enviando en su nombre y acepta todos los requisitos internos y externos previstos. Si bien se aceptan firmas electrónicas, no se aceptan firmas del personal administrativo en nombre del investigador principal. ¿Por qué algunas partes de la aplicación Cayuse aparecen en gris y no puedo hacer nada? Because the routing has begun, and all editable fields are locked (grayed out). We strongly suggest that all such fields be filled prior to routing. If they haven't, routing has begun, and time constraints now require these fields be worked on before routing is complete…please contact our office so that we can unlock the proposal. That means we will give you editing permissions. Please save the proposal and exit out before you contact us. Kindly give us the exact title (Cayuse title, not the application title) so that we can easily find the application). It is better that you copy and paste the title in an email. It will expedite the process. ¿Todas las solicitudes necesitan un presupuesto? SÃ, excepto algunos fellowships en los que se incluyen los artÃculos estándar y se indican los totales. ¿Qué es un presupuesto modular? En el caso de los presupuestos que se desarrollan en módulos, donde cada módulo es de $25,000, no se requieren presupuestos detallados. En la mayorÃa de las subvenciones de investigación, los NIH requieren que, si el presupuesto de costos directos anuales no supera los $250,000 en ningún año y es múltiplo de $25,000, se elabore un presupuesto modular. Generalmente, el total anual de costos directos es constante en todos los años. Tenga en cuenta que el lÃmite de $250,000 no incluye los gastos generales de los socios del consorcio. En otras palabras, los costos directos pueden ser más altos si tiene un consorcio. Es posible que reciba un mensaje de error al presentar la solicitud, pero esta se procesará correctamente y los NIH comprenden la situación. ¿Cayuse necesita un presupuesto detallado (RR) con el mecanismo modular? SÃ. Lo necesitamos para fines de registro interno y auditorÃa, aunque los NIH no lo necesiten. ¿Los costos totales del presupuesto detallado (RR) deben ser iguales a los costos totales del presupuesto modular? SÃ, deben coincidir para cada año y para el proyecto. ¿Qué salario se considera para una persona en un presupuesto? El salario base actual según Banner o el último EPAF. ¿Qué hago si necesito utilizar otro salario? Debe explicar la excepción en el recuadro de comentarios del resumen de la propuesta. La revisaremos y es posible que necesitemos una revisión adicional por parte del Decano Asociado de Administración y Finanzas, según cada caso. Además, puede que necesite una carta o un correo electrónico de respaldo del chair de departamento. ¿Podemos poner a empleados de otras instituciones en nuestro presupuesto? SÃ, pero solo de Montefiore y Yeshiva. Indique esto en el resumen de la propuesta, incluidos el nombre y el cargo de cada persona. Si la persona es de Montefiore, agregue “MMC ORSP†a la cadena de enrutamiento de Cayuse; si la persona es de Yeshiva, agregue “Finance Yeshivaâ€. ¿Es importante que el salario presupuestado se corresponda con el trabajo presupuestado? SÃ, es obligatorio. Tenga en cuenta que algunos trabajos deben incluirse en todos los presupuestos. ¿Puede haber una persona en una solicitud sin ningún trabajo asignado? No, si una persona está contribuyendo en un proyecto, se debe indicar algún trabajo. ¿Se puede incluir el trabajo de una persona sin solicitar ningún apoyo salarial? Por lo general, no está permitido. Sin embargo, en determinadas circunstancias, se puede hacer una excepción, pero el Decano Asociado de Administración y Finanzas debe revisar y aprobar el caso. EnvÃe una explicación que justifique las necesidades en la sección de comentarios del resumen en Cayuse. Es posible que también necesite una nota del chair de su departamento. ¿Todos los salarios incluyen el presupuesto de beneficios complementarios? SÃ. ¿Cuál es el presupuesto para beneficios complementarios? Einstein's Federal negotiated rate—currently 34.8%. ¿Qué sucede si el organismo que concede la subvención no permite parte o la totalidad del 34,8 % de beneficios complementarios? Debe proporcionar una fuente de financiamiento para cubrir la diferencia. Es posible que se necesite una nota o carta del chair del departamento, que deberá ser aprobada por el Decano Asociado de Administración y Finanzas. ¿Todas las subvenciones y contratos requieren el trabajo de un investigador principal? SÃ. Debe incluir una explicación si no está incluido en el presupuesto. Esto será revisado y aprobado por el Decano Asociado de Administración y Finanzas. Póngase en contacto conmigo y procesaré la solicitud. ¿Cuándo se utiliza el lÃmite salarial de los NIH? Si una persona dentro de un presupuesto de los NIH gana más de $225,700, use $225,700 como salario base. Puede que otras agencias federales y patrocinadores usen estas pautas. ¿Tengo que explicar por qué estoy utilizando el lÃmite salarial del los NIH con otros patrocinadores? SÃ. Incluya una nota en el resumen de la propuesta y adjunte una referencia del sitio web del patrocinador donde se indica que lo exige. Las siguientes agencias utilizan el lÃmite salarial de los NIH: AHRQ, SAMHSA, CDC, HRSA, ACF, ACL, CMS. ¿Existen otras agencias del Gobierno federal que utilicen el tope salarial? SÃ, el USDA y la NASA, pero tienen topes salariales muy diferentes. Por favor, consulte el tope salarial actual cuando lo necesite ya que cambia cada año. ¿Qué se considera equipo y cuál es el umbral (monto en dólares) para clasificar algo como equipo? Cualquier artÃculo individual (instrumento, herramienta, dispositivo) que cueste al menos $3,000 por unidad según el acuerdo federal de tarifas negociadas de Einstein. Sin embargo, el umbral federal puede variar. ¿Qué documentos necesito para los subcontratos cuando somos la institución principal? Un presupuesto para cada subcontrato y una página de consorcio o primera página firmada para cada subcontratista (colaborador). ¿Qué documentos necesito para los subcontratos cuando somos la institución subreceptora? Un presupuesto y una página del consorcio o primera página firmada (lo que el principal quiera si quiere un documento). También pueden pedir una copia de nuestro Acuerdo de tasas de instalaciones y administración, completar el formulario de monitoreo de sub-beneficiarios, distintas certificaciones y, en algunos casos, el nombre y el salario de los cinco empleados mejor pagos. La OGS puede proporcionar toda la documentación excepto el último Ãtem (salario de los empleados mejor pagos). ComunÃquese con Financiamiento de Investigaciones para obtener esa información. ¿El costo indirecto de un subcontrato se incluye en el presupuesto de Einstein? SÃ. No se preocupe si sus costos directos superan los $250,000 o $500,000 habituales debido al costo indirecto del sub-beneficiario. Es posible que reciba una advertencia, pero la solicitud se procesará y los NIH comprenderá la variación. ¿Cuál es la tasa tasa federal negociada de costos indirectos (gastos generales o de instalaciones y administración)? Investigación, en el campus, 68,00 % Investigación, fuera del campus, 26,00 % Otras actividades patrocinadas, en el campus, 35 % Otras actividades patrocinadas, fuera del campus, 26 % Nuestras tarifas se calculan en base a los costos directos totales modificados (MTDC, por sus siglas en inglés). ¿Todos los financiadores cubren el 68 % de los gastos generales? La mayorÃa de los patrocinadores no federales no cubren los gastos generales. Es posible que tengan su propia polÃtica de tasas. Si está preparando un presupuesto para un patrocinador que no cubre los gastos generales, debe obtener la polÃtica del patrocinador (o del sitio web) y agregarla a la sección de documentos de la propuesta de Cayuse. También puede cortarla y pegarla en la sección de comentarios de la página de resumen. Si el patrocinador no paga el 68 % de gastos generales, ¿qué tasa paga? Si la tasa no es del 68 %, busque la tasa en las pautas del patrocinador e inclúyala en la sección de documentos de Cayuse. ¿Qué pasa si el patrocinador no paga los costos indirectos? Debe adjuntar las pautas del patrocinador que muestren que no se permiten gastos generales. ¿Qué pasa si en el sitio web del patrocinador no se detalla la tasa indirecta? Obtenga un correo electrónico de un funcionario del patrocinador donde explique la polÃtica y agréguelo a la sección de documentos de la solicitud de Cayuse. ¿Las subvenciones muy pequeñas están exentas de costos indirectos? No. ¿Dónde se incluyen los costos indirectos de subcontratación? Como un costo directo, pero generalmente no se incluye como parte de un lÃmite de costo directo o monto modular. ¿Qué monto de un subcontrato está incluido en la base de costos indirectos de los NIH de Einstein? Los primeros $25,000 de los costos de cada subcontrato durante un ciclo de financiación. Estos $25,000 incluyen los costos indirectos del subcontrato. Vamos a subcontratar a una pequeña empresa con la que colaboramos, pero no tienen una tasas de instalaciones y administración (gastos generales) federal negociada y nos piden gastos generales. ¿Cómo puedo gestionarlo o cuánto podemos pagar por gastos generales? Es habitual y aceptable, por parte de la mayorÃa de las agencias federales, presupuestar un 10 % de gastos generales si la entidad no tiene un acuerdo de tasa pero los está solicitando. Estoy trabajando en una aplicación que tiene un subcontrato, pero el nombre de la institución no está en Cayuse. ¿Cómo lo agrego para poder incluir el subcontrato? Consulte el proceso en Cayuse. ¿Los subcontratos necesitan presupuesto? SÃ, por favor inclúyalo. ¿Dónde van las explicaciones o notas? Ya sea en el cuadro de comentarios del resumen de la propuesta o con su aprobación. Dirigir y enviar propuesta Recibà un correo electrónico de Grants Gateway que indica que el almacenamiento de documentos ha expirado. ¿Debo preocuparme? Quien tenga acceso al portal recibirá esta notificación periódicamente ya que algunos documentos deben cargarse o actualizarse cada seis meses. No se preocupe, recibimos el mismo correo electrónico, y la OGS se encargará de ello. I logged into Grants Gateway and I see myself as a “Delegated Administrator” and my PI as “Grantee.” What do these mean? Grants Gateway works a bit differently than other portals. “Delegated Administrator” access allows you to work on behalf of the PIs in your department, and PIs are considered “Grantees” although the Albert Einstein College of Medicine is the “Grantee Institution.” When you get an email that Grantee signature is required, that means that the PI needs to log in and approve the application or any changes/modifications made. You may see a number under the Task button indicating that you have a task to finish. Click on the Task button and you will see what you need to do. After you review the changes (if you need to) click on the “Status Change” button on top of the screen. Click “Apply Status Change” and you are in business – done. It will come to the AR/ AOR and he/she can approve it, if required. Tenga en cuenta que Grants Gateway no envÃa notificaciones automáticas, por lo que no sabrÃa si debo realizar alguna acción. Le agradecerÃa que me informara, para poder completar la revisión y aprobación. I have logged into Grants Gateway and I saw, next to my application, a note that read, “Grantee Signature Needed.” What does it mean? Significa que la solicitud está esperando la revisión y aprobación de la OGS. Por favor, hágamelo saber y me encargaré de ello. Creé y envié una solicitud en Grants Gateway. ¿Cómo sé si el Estado la recibió? Debe ponerse en contacto con el Dr. Indranil Basu, quien debe revisar y aprobar la solicitud antes de que la reciba el Estado. Es posible que reciba una confirmación después de que el Dr. Basu (OGS) la envÃe. Tenga en cuenta que debe disponer del tiempo suficiente para hacer el envÃo. Este sistema no es sencillo; es muy diferente de Grants.gov. In the Grants Gateway system, what does the phrase “Grantee Signature Needed” signify? Significa que la solicitud está esperando la revisión y aprobación de la Oficina de Apoyo a Subvenciones; por favor, póngase en contacto con nosotros. ¿Por qué no recibo un correo electrónico después de comenzar a enviar una solicitud u otras presentaciones previas a la concesión (OPAS)? Puede deberse a varias razones. En primer lugar, envÃe un correo electrónico a OGS@einsteinmed.edu. Si no se identifica ninguna causa, consulte con el departamento de IT o revise el Spam y la Papelera de su correo electrónico. ¿Cuantos dÃas se necesitan para completar el envÃo? Ideally, eight days. Exceptions are made, but it can be a lengthy process involving various departments and there are many factors that can delay approvals. If a grant submission is “last minute,” it is up to the PI and/or his/her administrator to make sure they contact every department involved (and monitor the progress) in order to get it through on time. Nos estamos preparando para presentar una solicitud de subvención federal y la fecha lÃmite cae en un fin de semana o un feriado federal. ¿Puedo presentar la solicitud el lunes o el dÃa después del feriado? SÃ. Tenemos una fecha de entrega importante el lunes. ¿Podemos obtener asistencia de la OGS el sábado o el domingo previos? Por lo general, la OGS puede ayudar. Sin embargo, depende del tipo de solicitud de subvención y de la época del año. Consulte con la OGS o busque un anuncio por correo electrónico que ofrezca el servicio aproximadamente una semana antes de la fecha de entrega importante. La fecha lÃmite de una subvención cae en un feriado judÃo, cuando la oficina central y la OGS están cerradas. ¿Cómo puedo enviar la solicitud? Prepare y envÃe la solicitud con anticipación y solicite la aprobación en Cayuse. Tenga en cuenta que debe notificar a la OGS con anticipación para que podamos hacer los arreglos necesarios. Hemos preparado y enviado una solicitud de subvención en Cayuse, pero está detenida en OGS o en OGS Budget desde hace más de un dÃa, y el personal no está disponible. ¿Cómo puedo hacer para que avance? ComunÃquese con OGS@einsteinmed.edu o Ray Hosein. Estoy tratando de enviar una solicitud de subvención al estado de Nueva York y no sé por dónde empezar. En primer lugar, cree una solicitud en Cayuse y envÃela. Al mismo tiempo, debe elaborar la solicitud en Grants Gateway, el portal de presentación y gestión de subvenciones del estado de Nueva York. Todas las solicitudes de subvenciones y contratos al estado deben desarrollarse y enviarse a través de este portal. El investigador principal y usted deben tener acceso al portal. ComunÃquese con el Dr. Basu y él les dará acceso. Este portal no es tan fácil de usar como eRA Commons de los NIH o Cayuse. Debe tener paciencia, y es posible que tenga que comenzar mucho antes de la fecha lÃmite. A diferencia de una presentación en Grants.gov, el portal necesita dos niveles de aprobación. Primero, el investigador principal debe enviar la solicitud, y luego el Dr. Basu la recibe. Finalmente, él debe enviarla a la agencia. No espere hasta último momento ya que este sistema no lo permite. Estoy preparando una aplicación de Cayuse (nueva, competitiva) y me gustarÃa saber el orden del personal en la cadena de enrutamiento. El orden es el siguiente: Investigador Principal Chair Oficina de Apoyo a Subvenciones Dean’s Office As Needed: CCI (Einstein’s IRB), IACUC, and/or EH&S (if Humans, Animals or Health/Safety issues are involved) OGS-Budget Representante Autorizado de la Organización (AOR, por sus siglas en inglés)* FCOI (Conflictos de Interés Económicos) Oficina de BiotecnologÃa (si corresponde) MWBE (si corresponde) División de Posgrado (si se trata de un fellowship para estudiantes de posgrado) Mi solicitud acaba de ser procesada y está lista para enviar, pero descubrà un error después de enviarla. Son las 2:30 pm y la fecha lÃmite es hoy a las 5:00 pm. ¿PodrÃan ayudarme? Las pautas federales sugieren que las solicitudes se envÃen dos dÃas antes de la fecha lÃmite para que el solicitante pueda revisar la exactitud de la presentación y resolver cualquier dificultad que pueda surgir en el proceso de envÃo. Póngase en contacto con OGS@einsteinmed.edu. Haremos todo lo posible para resolver el problema y enviar la solicitud a tiempo. Sin embargo, no podemos garantizar ninguna presentación que nos llegue después de las 3:00 pm de la fecha lÃmite, ya que el personal puede estar ocupado con otras presentaciones. Materiales adicionales posteriores al envÃo I need to complete a form and it requires our financial institution’s information. Where do I find the information and who signs it? En la mayorÃa de los casos, la OGS puede firmarlo. La información de la institución financiera es la siguiente: Nombre del banco: JPMORGAN CHASE Bank, NA Dirección del banco: 4 Metrotech Center, 14th Floor Brooklyn, NY 11245 Contacto: Carol J Phillips, 718 242 0175 Nombre de la cuenta: Albert Einstein College of Medicine, Inc. Número de cuenta: 709621267 Tipo de cuenta: Business Checking Número ABA: 021000021 Solo para uso internacional Código SWIFT: - CHAS US 33 ¿Necesito usar Cayuse para solicitar cambios en la solicitud o puedo simplemente comunicarme con el patrocinador? Cayuse es nuestro repositorio de documentos y el medio para las aprobaciones internas. No se deben hacerse modificaciones sin aprobación interna. Por lo tanto, es necesario crear una solicitud de OPAS (otras presentaciones previas a la concesión) para gestionar estas tareas administrativas. Presenté una solicitud a los NIH y, unos meses después, un manuscrito de mi autorÃa relacionado con el trabajo propuesto fue aceptado para su publicación. ¿Puedo enviarlo a los NIH como material adicional posterior al envÃo? SÃ, siempre y cuando lo haga al menos 30 dÃas antes de la fecha de revisión. Prepare una breve nota en la que explique la situación y envÃela a la OGS junto con una copia en PDF de la carta de aceptación (NO del manuscrito en sÃ). La enviaremos al CSR y a la oficina del programa, y solicitaremos que se incluya en la carpeta de la subvención. También puede enviar otra información, como novedades sobre ascensos, aumentos salariales, etc. Recibà una solicitud de JIT de los NIH que incluÃa uno o todos los siguientes elementos: página de apoyo actual, fecha de aprobación del IACUC, fecha de aprobación del IRB u otra información. ¿Cómo debo proceder? En general, el JIT se puede enviar a través de eRA Commons. Una vez que complete el formulario y cargue la información en eRA Commons, se nos notificará y lo aprobaremos electrónicamente. ComunÃquese con el Dr. Basu (extensión 2238) para obtener más ayuda. En algunos casos excepcionales, es posible que deba enviarlo por correo electrónico. Prepare el correo, adjunte todos los documentos en Cayuse, y un AOR de la OGS enviará la información. La presentación de JIT de otros patrocinadores se puede realizar normalmente por correo electrónico. Siga el procedimiento de correo electrónico cuando se le solicite. Póngase en contacto con el Dr. Basu (extensión 2238) para obtener más ayuda. Verification of a Person’s Identity on Federal System for Award Management (SAM) De vez en cuando recibimos notificaciones de los NIH para verificar si uno de nuestros investigadores tiene restricciones para recibir fondos federales. Debemos confirmar que la persona que aparece en el SAM no es la misma persona de Einstein. Para hacerlo, siga este procedimiento: 1. Vaya al sitio web del SAM (www.SAM.gov). 2. Haga clic en el icono de la lupa que se encuentra a la derecha, debajo de “Buscar registrosâ€. 3. Ingrese el nombre que desea buscar en el cuadro de texto (es decir, ingrese su término de búsqueda especÃfico) en la nueva página debajo de la pestaña “Búsqueda rápidaâ€. 4. Los nombres aparecen en una nueva página; haga clic derecho en la pestaña “Ver detallesâ€. 5. Luego, determine si se trata de la misma persona que tenemos en Einstein y envÃele un correo electrónico al Dr. Basu para confirmarlo. Él lo revisará y notificará a los NIH sobre nuestros hallazgos. 6. Si no podemos hacer la verificación a través del SAM, la OGS se comunicará con el departamento de RRHH de Einstein para que la haga. *Nota: Esto puede demorar el proceso. Configuración de la adjudicación He recibido un acuerdo de un patrocinador y necesita la firma institucional. ¿Quién podrÃa firmarlo en nombre de la institución? Todo acuerdo debe ser revisado por nuestro departamento legal antes de que pueda prepararse para la firma institucional. EnvÃe el acuerdo a la OGS; nosotros lo llevaremos al departamento legal (en ocasiones, si hay temas relacionados con propiedad intelectual o patentes, puede que intervenga la Oficina de BiotecnologÃa) y lo prepararemos para la firma. ¿Quién suele firmar los acuerdos con los patrocinadores? El Decano Asociado de Administración y Finanzas. ¿Quién firma los acuerdos con los patrocinadores cuando el Decano Asociado no esta disponible? La OGS encontrará al firmante alternativo. Por lo general, lo hará el Dr. Ed Burns y, si ninguno está disponible, lo hará el Dr. Harris Goldstein. Necesito una firma de inmediato. ¿Acudo directamente al Decano Asociado? Desde la OGS preferirÃamos que se comunicara con nosotros primero al 718.430.3643. Tengo algunos documentos firmados por el personal de la OGS o por el Decano Asociado. ¿Puedo enviarlos a las agencias? SÃ, pero por favor, notifÃquenos y cargue los documentos firmados en Cayuse. Esto se aplica a cualquier documento. Preferimos que la correspondencia importante con el patrocinador y los documentos firmados se carguen en Cayuse de manera oportuna. Gestión del proyecto ¿A quién envÃo el RPPR en eRA Commons? Puede enviarlo a cualquiera de nosotros. Sin embargo, no envÃe el RPPR en eRA Commons hasta que no haya sido enviado y aprobado en Cayuse. No podemos enviarlo a menos que ya haya sido aprobado internamente. He preparado otras presentaciones previas a la concesión o una solicitud y está detenida en OPAS o en OGS-Oficina de Apoyo a Subvenciones y no avanza. ¿Qué debo hacer? ComunÃquese con OGS@einsteinmed.edu para avanzar con el proceso. ¿Podemos enviar RPPR o solicitudes de subvenciones no federales a través de Cayuse? Si bien debe elaborar la solicitud en Cayuse, no podrá enviarla directamente desde allà (no se permiten envÃos sistema a sistema). Esto también se aplica a las solicitudes del Grant Gateway del estado de Nueva York. Al investigador principal le sobró algo de dinero de su proyecto (federal) y quiere comprar un equipo con los fondos ahorrados. ¿Es posible? ¿Cómo debo hacer? Depende del tipo de subvención y del tiempo que le quede al proyecto. Póngase en contacto con Financiación de Investigaciones, donde podrán orientarlo adecuadamente. También puede ponerse en contacto con el Program Officer para saber con antelación la probabilidad de aprobación. La OGS firmará una carta o correo electrónico en apoyo del investigador principal y enviará la solicitud a los NIH (suponiendo que haya seguido el procedimiento con Financiación de Investigaciones y tenga una carta para el investigador principal). EnvÃenos la información de contacto de los NIH a donde mandar la solicitud. ¿Cuál es la cadena de enrutamiento para subvenciones no competitivas/RPPR? La cadena de trámites es la siguiente: Investigador Principal Chair Oficina de Apoyo a Subvenciones EH&S es el ÚNICO departamento de cumplimiento que desea ver la solicitud, si corresponde. OGS-Budget FCOI Tengo una solicitud de remanente. ¿Qué debo hacer? Debe trabajar con Financiación de Investigaciones para calcular el monto correcto (para algunos tipos de subvenciones, se debe enviar el FFR antes de realizar la solicitud), describir la situación que provocó el excedente y elaborar un plan sobre cómo gastará los fondos para llevar a cabo los objetivos del proyecto. EnvÃe la información, incluida la información de contacto (Program Officer/Especialista en Gestión de Subvenciones o el correo electrónico que haya recibido) a la OGS y nos comunicaremos con ellos. Tenga en cuenta que solo un AOR puede enviar la información. Envié una solicitud de RPPR y recibà un correo electrónico de eRA Commons o del Grant Management Officer de mi sección en el que se indica que una o más de mis publicaciones no cumplen los requisitos. ¿Qué debo hacer? Recibimos el mismo correo electrónico que usted. ComunÃquese con Nancy Glassman en la biblioteca (718-430-3108 o nancy.glassman@einsteinmed.edu) y ella lo ayudará. Ponga en copia a la OGS para que sepamos que alguien está trabajando en ello. ¿Por qué tengo que crear un OPAS en lugar de simplemente enviar un correo electrónico? The Office of Grant Support gets hundreds of emails a week. Nearly every request made post-submission/pre-award involves several emails going back and forth and it became nearly impossible to keep track of them. OPAS in Cayuse keeps the relevant documents in specific grant folders and keeps a (virtual) “paper” trail of activities and modifications for the future use/reference. Everyone involved can have easy access to what was submitted and approved. ¿Qué documentos adicionales se requieren para un RPPR en el Cayuse? Include a budget and the RPPR or at least the section D (participant page) and the carryover question, which should be answered “yes,” or “no.” ¿Qué revisión deberÃa hacer para el RPPR? Revise la sección D y verifique en OBIEE que los meses en esa sección correspondan con los salarios que figuran en OBIEE. For section G—carryover, I look at OBIEE and be sure if the surplus is >25% of the award, mark that 25% will be carried over and provide explanation for NIH. If some of the surplus will be spent by end of budget period and carryover reduced to less than 25%, please explain in the proposal summary comments box how the surplus will be reduced. ¿Cuál es la cadena de enrutamiento para OPAS? No hace falta enviar las OPAS. EnvÃe un correo electrónico al Dr. Basu. Cierre del proyecto Recibà una notificación de terminación de fellowship de los NIH que hace referencia a X-train. También menciona incumplimiento. ¿Qué significa y qué debo hacer? Probablemente significa que la beca ha finalizado y que debemos enviar la documentación correspondiente y un aviso de finalización a través de X-train, el portal de los NIH. ComunÃquese con Financiación de Investigaciones (Sobhan Chaudhry, sobhan.chaudhry@einsteinmed.edu) para resolverlo. El investigador principal va a dejar la institución y me pidieron que transfiera sus subvenciónes a una nueva institución. ¿Qué debo hacer? El investigador principal puede iniciar una declaración de renuncia (en eRA Commons) que debe incluir el nombre y el número DUNS, y un nombre de contacto y una dirección de correo electrónico en la nueva institución, la fecha de renuncia y los montos. ComunÃquese con Financiación de Investigaciones para conocer los montos de la renuncia. EnvÃe el formulario a la OGS o a una persona de Financiación de Investigaciones, y ellos se encargarán. El formulario también se puede completar manualmente y enviar al Program Officer y al Especialista en Gestión de Subvenciones, según la situación. Como tal, nuestro departamento de Financiación de Investigaciones procesa las declaraciones de renuncia; sin embargo, requieren la revisión y aprobación de la OGS.
