Gestión del proyecto Por dónde empezar: Cómo interpretar un número de subvención de NIH Cómo revisar el NOA/acuerdo Una vez que el equipo de configuración de la concesión de RF haya enviado la notificación por correo electrónico, el DA deberá seguir estos pasos: Confirme que el presupuesto y los detalles del encabezado son correctos en OBIEE y/o en el banner de autoservicio. Contrate y capacite al personal: Para el salario de Einstein, envÃe los EPAF a través de Recursos Humanos. Para el salario de Montefiore, inicie las solicitudes a través del Departamento de Compras. Si hubo un retraso en la configuración, procese de forma retroactiva las redistribuciones laborales (LRDs) para el salario y corrija el Informe de esfuerzo a través de RF. El esfuerzo debe corresponderse con el salario y con lo que se incluyó en el presupuesto de la propuesta. Si necesita reabrir un informe de esfuerzo previamente certificado, póngase en contacto con Lisa Solaro, del departamento de RF posterior a la concesión. Configure subcontratos salientes a través del RF si es necesario. Procese las transferencias de costos (CT) para suministros/OTPS a través del RF si hubo un retraso en la configuración. Para obtener más información sobre adquisiciones, consulte el sitio web de Einstein Configuración o inicio de proyectos de investigación con sujetos humanos. Prepare el espacio, los suministros, los experimentos y el equipo. Los beneficiarios son responsables de gestionar las operaciones diarias de sus subvenciones. Hay múltiples áreas que el PI y el DA deben supervisar en relación con la gestión de las subvenciones, el cumplimiento y la presentación de informes durante todo el perÃodo del proyecto de la subvención: Contraer todo Monitoreo de sujetos humanos (ASSIST) Please see the NIH site for Human Subjects Study Monitoring and Einstein’s Human Subject Research Project Management site. Para el NIH, el PI debe introducir los datos de los sujetos humanos en ASSIST. EnvÃo de información en ASSIST: Asegúrese de iniciar sesión en Albert Einstein College of Medicine sin incluir Inc. al final. Log in to your eRA Commons/ASSIST. There are navigation buttons on the left panel and 2 tabs in the center of the screen. For data entry you will need to select the “HSCT post submission tab.” Click on the edit button and then select “add new study.” Ingrese los datos solicitados y guárdelos (Guardar y liberar). When ready to submit, select “return to summary” on the navigation panel and then “update submission status”. This will open a dialog box with a drop-down menu – select “ready for submission.” The PI has to change the status from “work in progress” to “ready for submission” in order for OGS to access the document and submit. Se notificará a AOR, que presentará los datos. Si necesita más ayuda, puede llamar al servicio de asistencia técnica de eRA Commons al 1-866-504-9552 o consultar la GuÃa del usuario de ASSIST. Gestión cientÃfica/de programas: Dirigir y supervisar la ejecución de los objetivos del proyecto o la declaración de trabajo Progreso cientÃfico, experimentos, datos y resultados Espacio de laboratorio/equipo Personal Haga clic aquà para obtener más información sobre los informes de sujetos humanos en eRA Commons. Posterior a la concesión: gestión financiera Posterior a la concesión: gestión financiera El departamento de Financiación de la Investigación (RF) ofrece información financiera relevante y oportuna sobre la gestión de subvenciones al equipo directivo, a los miembros del profesorado y a los responsables de los departamentos académicos y administrativos. Temas: Otras presentaciones previas a la concesión (OPAS): Aprobación previa Modificaciones presupuestarias Solicitudes de traspaso de fondos Prórrogas sin costo adicional Cambio de alcance/modelos de cartas Consulte el sitio intranet Financiación de la investigación para obtener más información sobre los siguientes temas: Equipos de capital Costes compartidos/equivalentes Déficits y desestimaciones Sistemas financieros: Banner y herramienta de generación de informes OBIEE Cómo cobrar los gastos de los fellowships y las subvenciones para capacitación Proceso LOA de Montefiore Ingresos del programa Restricciones Principios de costos patrocinados Monitoree el presupuesto frente a los gastos a través de los sistemas financieros (Banner, OBIEE) y Einstein Grant Reports. Revisar y aprobar gastos Compras/cotizaciones/ofertas OPS/Solicitudes de aprobación previa Cambio de alcance/modelos de cartas Para obtener más información, consulte el sitio Monitoreo y presentación de informes posteriores a la concesión del NIH. OPAS Las solicitudes de financiación externa suelen requerir comunicaciones con los organismos que conceden las subvenciones tras la presentación de la propuesta inicial con el fin de: actualice la aplicación existente antes de revisarla o añada documentación administrativa y de cumplimiento que facilite la emisión o extensión de una concesión. When the transmitted information requires formal approval of, or direct submission by, institutional officials, this type of submission of post-application/pre-award information will be termed “OPAS” (Other Pre-Award Submissions). Consulte nuestra guÃa OPAS de Cayuse. Tipos de OPAS: Modificaciones presupuestarias Prórrogas sin costo adicional Solicitudes de traspaso de fondos Otros: cambio de PI en eRA Commons, cambio de tÃtulo, cambio de personal clave, cambio de institución, cumplimiento, retirada de una solicitud, cualquier otro cambio, modificación o actualización. Proceso general de OPAS: OGS/RF provide support to PIs and DAs in processing OPAS. Every sponsor type and NIH institute has it’s own specific requirements and process as described in each section below, but the following basic principles apply to all OPAS types: El DA/PI preparará los materiales del POA conforme a las directrices y procedimientos adoptados por el organismo otorgante. La aprobación OGS/RF necesaria para OPAS debe obtenerse a través de Cayuse. Se obtiene la aprobación del patrocinador cuando es necesario. OPAS en Cayuse: Convención de nomenclatura: Apellido del OPAS-PI/Tipo de OPAS/Fecha lÃmite (por ejemplo, OPAS-Smith/JIT/2-10-16 Los pasos para acceder a Cayuse y las capturas de pantalla se pueden encontrar aquÃ. Tramitación de OPAS: NO tramite OPAS. Una vez cumplimentado en Cayuse, comunÃquelo al Dr. Indranil Basu en Indranil.basu@einsteinmed.edu o a la persona correspondiente en OGS o RF para su revisión, de acuerdo con la siguiente tabla: Tipo de OPAS Parte responsable de OGS Material(es) adicional(es) posteriores a la presentación Indranil Basu Prórroga sin costo adicional (NCE) Bethany Oates Cambio de tÃtulo Indranil Basu Modificaciones presupuestarias/Reajuste presupuestario Gerard McMorrow Solicitud de transferencia Denise Giocondo y Bethany Oates Portada: debe estar firmada. Indranil Basu Declaración de intenciones: debe estar firmada. Indranil Basu Requisito de cumplimiento: IACUC o IRB Indranil Basu Cualquier otro cambio o modificación Indranil Basu Cualquier actualización Indranil Basu Modificación de la oportunidad de financiación Indranil Basu Retirar solicitud Indranil Basu Aprobación previa PolÃtica de aprobación previa de Einstein Aprobación previa de OPAS del NIH: Una vez que OGS/RF haya revisado y aprobado la solicitud, en el caso del NIH, se pueden enviar las siguientes solicitudes a través del Módulo de aprobación previa de eRA Commons: Aprobación previa: prórroga sin costo adicional (solo SO) Aprobación previa: otra solicitud (solo SO para subvenciones de FDA) Aprobación previa: solicitud de retirada (SO o PI) Aprobación previa: solicitud de transferencia (solo SO) Aprobación previa: cambio de PD/PI en una subvención (solo SO) Aprobación previa: solicitud de $500,000 (SO o PI) Recursos de OPAS de CDC: PolÃtica de aprobación previa de CDC GuÃa del CDC para enviar solicitudes de enmienda a través de eRA Commons/ ASSIST Nota: las aprobaciones quedan a discreción de los organismos o instituciones que conceden las ayudas, por lo que es importante tener en cuenta que no todas las solicitudes serán aprobadas. Además, es posible que se requiera documentación adicional. Modelos de cartas de solicitud de modificación presupuestaria Consulte el sitio "Financiación de la investigación" para obtener los formularios, las polÃticas y los procedimientos posteriores a la concesión. Cuando haya finalizado el periodo del proyecto, proceda al cierre del proyecto. Modificaciones presupuestarias/Reajustes presupuestarios A veces, tras la concesión de la subvención, es necesario realizar cambios que no se habÃan previsto en las fases de planificación del proyecto. Es posible que sea necesario modificar el presupuesto posterior a la configuración para adaptarlo a las necesidades reales de gasto. Este proceso lo gestiona el departamento de RF posterior a la concesión, y OGS se encarga de las solicitudes de aprobación previa del patrocinador cuando es necesario. No todos los patrocinadores permiten modificaciones presupuestarias y/o pueden exigir una autorización previa por escrito antes de que los fondos puedan estar disponibles para su gasto. Las polÃticas varÃan en función del instituto, la agencia y el programa. Asegúrese de confirmar los requisitos con su patrocinador/GMS. Paso 1 - The DA must determine if sponsor prior approval is required before the budget modification can be processed. Some changes include requirement of the sponsor’s prior written approval. Other changes do not and may be processed internally by RF on behalf of the sponsor. Para subvenciones que no sean del NIH, consulte las directrices del patrocinador en el acuerdo de concesión y en su sitio web. Para subvenciones del NIH: según las condiciones estándar de concesión de los NIH, los requisitos administrativos federales permiten a los organismos eximir de determinadas aprobaciones previas relacionadas con los costos y de carácter administrativo; estas se conocen como facultades ampliadas (EA, por sus siglas en inglés). Por lo tanto, para los proyectos que están cubiertos por las EA, tal y como se indica en la NOA, los cambios que no sean significativos (véase más abajo) no requieren aprobación. Se requiere aprobación previa cuando el nuevo presupuesto incluye: Cambio en el alcance Cambio en el personal clave Reajuste presupuestario significativo: cambio en una categorÃa de costos directos del presupuesto superior al 25 % del total de los costos concedidos. Pasos para el reajuste presupuestario si se requiere la aprobación del patrocinador: Paso 2 : de acuerdo con las directrices del patrocinador establecidas en el acuerdo o en su sitio web, el DA preparará los formularios, el cambio presupuestario y la justificación según sea necesario. Justification – Briefly justify the proposed budget changes. Indicate whether these changes affect the specific aims of the project. If a category is reduced, explain how project goals can still be met. Paso 3: adjunte o cargue los documentos en Cayuse y luego envÃe por correo electrónico la solicitud con el número SP a Gerard en OGS. No es necesario tramitarlo. Paso 4: Gerard revisará la redacción, los cálculos de los importes en dólares y el cumplimiento de las directrices del patrocinador. Daré su aprobación a OGS para enviar o solicitar cambios. Paso 5: una vez aprobada por OGS, envÃe la solicitud de acuerdo con las directrices del patrocinador. Para NIH, consulte "Cómo solicitar la aprobación previa". Paso 6: una vez aprobado por el patrocinador, complete el Formulario de Solicitud de Cambio de Presupuesto, obtenga las firmas, adjunte la aprobación del patrocinador como respaldo y envÃelo al departamento de RF posterior a la concesión a RF.postaward@einsteinmed.edu con el asunto: Transferencias presupuestarias. Pasos para el reajuste presupuestario si NO se requiere la aprobación del patrocinador: Paso 2: complete el Formulario de Solicitud de Cambio Presupuestario, obtenga las firmas correspondientes y, en el caso de entidades ajenas al NIH, adjunte las directrices del patrocinador que indican que no se necesita aprobación como respaldo, y envÃelo al departamento de RF posterior a la concesión a RF.postaward@einsteinmed.edu con el asunto: Transferencias presupuestarias. Si el instituto/patrocinador requiere una carta, consulte nuestro modelo de Solicitud de modificación del presupuesto. For more information on when sponsor’s prior approval is required, please refer to Albert Einstein College of Medicine Sponsor Prior Approval Policy (FIN-POL-2019-027). Traspaso de fondos Al final de cada periodo presupuestario, el DA trabajará con el departamento de RF posterior a la concesión en un informe de progreso o factura provisional que incluirá los gastos totales declarables y el saldo no gastado. Cuando los fondos concedidos para un periodo presupuestario especÃfico no se hayan gastado al final de dicho periodo, algunos patrocinadores permiten que los fondos no gastados se trasladen al siguiente periodo presupuestario. El NIH define traspaso de fondos como: fondos federales no comprometidos que quedan al final de cualquier periodo presupuestario y que pueden transferirse a otro periodo presupuestario para cubrir los gastos admisibles de dicho periodo. Los fondos comprometidos, pero no liquidados, no se consideran traspaso de fondos. No todos los patrocinadores permiten el traspaso de fondos y algunos pueden exigir una aprobación previa por escrito antes de que los fondos estén disponibles para su gasto. Las polÃticas varÃan en función del instituto, la agencia y el programa. Asegúrese de confirmar los requisitos con su patrocinador/GMS. Click here for NIH’s Carryover criteria and required documents Los saldos importantes no utilizados corren el riesgo de perderse. A discreción del patrocinador, este puede denegar la aprobación o aprobar solo una parte de la solicitud. El traspaso de fondos puede concederse como autorización adicional o como compensación (cuando los patrocinadores han aprobado el traspaso, pero luego reducen el importe de la concesión para el siguiente periodo presupuestario en la cantidad del saldo no gastado anteriormente). Ejemplo: el saldo no comprometido del año 1 (Y1) es de $100,000. El importe de la concesión del año 3 (Y3) es de $500,000. El NIH financia el Y3 utilizando $400,000 de los fondos de Y3 y $100,000 de los fondos del Y1. El proyecto pierde $100,000. Note: If it is anticipated that an estimated unobligated balance (including prior year carryover) will be greater than 25% of the current year’s total approved budget, you must use section G.10 in the RPPR to justify and explain when and how you plan to spend the funds. Estas instrucciones también se pueden encontrar en la PolÃtica de traspaso de fondos de Einstein. Paso 1 : el DA determina si el patrocinador y la concesión permiten el traspaso automático. Esto debe hacerse antes de que el departamento de RF posterior a la concesión pueda procesar la solicitud de traspaso de fondos. Para subvenciones que no sean del NIH: consulte las directrices del patrocinador en el acuerdo de concesión y en su sitio web. Para subvenciones del NIH : la mayorÃa de las subvenciones del NIH tienen autoridad automática para el traspaso de fondos y los beneficiarios no tienen que solicitar la aprobación del NIH para traspasar fondos de un periodo presupuestario al siguiente. Sin embargo, es importante que el DA revise los términos y condiciones especiales de la NOA. De acuerdo con los Términos Estándar de Concesión de NIH, los requisitos administrativos federales permiten a las agencias renunciar a ciertas aprobaciones previas relacionadas con los costos y administrativas; estas se conocen como autoridades ampliadas (EA). NO se requiere aprobación previa para el traspaso de fondos cuando: The NOA states in Section III: “An unobligated balance may be carried over into the next budget period without Grants Management Officer prior approval.” Los beneficiarios que no tengan autoridad automática para el traspaso de fondos deben presentar una solicitud por escrito. Los siguientes mecanismos no suelen tener traspaso automático y requieren la aprobación previa de NIH: Acuerdos de cooperación (U). Centros de programa (P30 y P50). Concesiones a personas, incluidos fellowships (F), Non-Fast Track, Phase 1 (un año) SBIR (R43) y (un año) STTR (R41) Subvenciones para capacitación (T) No se considerarán las solicitudes de traspaso de fondos para plazas de los recién graduados, pero en circunstancias excepcionales, se podrÃa considerar el traspaso de fondos para gastos relacionados con los recién graduados y los viajes. Ensayos clÃnicos (independientemente del código de actividad) Se requiere aprobación previa para el traspaso de fondos cuando: The NOA states in Section III: “Carry over of an unobligated balance into the next budget period requires Grants Management Officer prior approval .” Pasos para el traspaso de fondos si se requiere la aprobación del patrocinador: Paso 2: de acuerdo con las directrices del patrocinador que figuran en el acuerdo o en su sitio web, el DA confirmará el importe exacto del traspaso de fondos con el departamento de RF posterior a la concesión, en función de la conciliación cumplimentada. Paso 3: el DA prepara los formularios, el presupuesto, la carta y la justificación según sea necesario. Para NIH, ahora se requieren tres archivos adjuntos: Explicación del saldo no comprometido Presupuesto detallado Justificación cientÃfica Paso 4: el DA cargará los documentos en Cayuse y, a continuación, enviará por correo electrónico la solicitud con el número SP a Denise para NIH o a Gerard para NYS. No es necesario tramitarlo. Paso 5: para NIH, Denise revisará el importe en dólares, los presupuestos y el cumplimiento de las directrices del patrocinador. Gerard se encarga de esto para el NYS. Darán su aprobación para enviar o solicitar cambios. Paso 6: una vez aprobado por RF/OGS, para NIH, OGS (normalmente Indranil) enviará la solicitud de acuerdo con las directrices del patrocinador. Para NIH, utilice el módulo de aprobación previa en eRA Commons: Aprobación previa: solicitud de traspaso de fondos (solo SO) Para NYS, OGS lo aprueba e Indranil lo presenta en Grants Gateway. Nota: es posible que no se envÃe una notificación automática desde Grants Gateway para su aprobación. Informe a OGS de que la revisión y la aprobación están pendientes. Step 7 - Once carryover is approved by the sponsor, RF will coordinate the budget approval in Banner and increase the next year’s budget (once the new project number is set up) by the carryover amount in each budget category as approved. Pasos a seguir si NO se requiere la aprobación del patrocinador: Step 2 - Once the financial reconciliation has been submitted, RF post award will decrease the current year budget and increase the next year’s budget (once the new project number is set up) by the carryover amount in each budget category as appropriate. Ãtems que deben incluirse en una carta de solicitud de traspaso de fondos: Para NIH, de acuerdo con la Declaración de PolÃtica de Subvenciones de NIH 8.1.2.4: cuando se requiere la aprobación previa de NIH, el AOR debe presentar una solicitud al GMO que incluya, como mÃnimo, la siguiente información: Importe de los fondos solicitidos para el traspaso de fondos (según lo confirmado por RF) del año X al año Y. Exponer detalladamente las razones presupuestarias y cientÃficas por las que no se han gastado los fondos en el último periodo presupuestario, incluyendo los motivos por los que es necesario el traspaso de fondos. Explicar por qué los fondos no comprometidos solicitados son necesarios para su uso en el periodo presupuestario actual con el fin de alcanzar los objetivos de investigación aprobados. Explicar por qué la solicitud de traspaso de fondos no puede realizarse mediante un reajuste presupuestario de los fondos actuales. Describir qué medidas se tomarán para utilizar los fondos durante el nuevo ejercicio presupuestario anual y reducir la necesidad de solicitar fondos adicionales por transferencia o una prórroga sin costo adicional. Asegurarse de que no haya cambios en el alcance odescribir el cambio de alcance si procede. Adjuntar un presupuesto detallado que incluya los costos directos, los costos de F&A y los costos totales de cómo se utilizarÃan los fondos si se aprobara. Si el instituto/patrocinador requiere una carta, consulte nuestro modelo de solicitud de traspaso de fondos. Prórrogas sin costo adicional (NCE) El NIH define una prórroga sin costo adicional como una ampliación del plazo de un proyecto y/o del periodo presupuestario para completar el trabajo de la subvención en ese periodo, sin fondos federales adicionales ni concurso. No todos los patrocinadores permiten las NCE y/o pueden exigir una autorización previa por escrito antes de que los fondos puedan estar disponibles para su gasto. Las polÃticas varÃan en función del instituto, la agencia y el programa. Asegúrese de confirmar los requisitos con su patrocinador/GMS. Condiciones para solicitar una NCE : El hecho de que queden fondos al expirar la subvención NO es, en sà mismo, justificación suficiente para una prórroga sin fondos adicionales. Los beneficiarios podrán ampliar el periodo presupuestario final del proyecto cuando se cumplan las siguientes condiciones: Si no se requieren fondos adicionales de la oficina de concesión del NIH. If there will be no change in the project’s originally approved scope Si ningún término de la concesión prohÃbe especÃficamente la prórroga. Para poder solicitar una prórroga, debe cumplirse uno de los siguientes criterios: Additional time beyond the established expiration date is required to ensure adequate completion of the originally approved project aim’s and objectives Se requiere la continuidad de la subvención de NIH mientras se revisa una solicitud de continuación/renovación competitiva. La prórroga es necesaria para permitir la eliminación gradual y ordenada de un proyecto que no recibirá apoyo continuado. Paso 1: el DA determina si el patrocinador y la concesión permiten NCE automáticos. Esto debe hacerse antes de que el equipo de configuración de la concesión de RF pueda ampliar el presupuesto y el periodo del proyecto. En el caso de los NIH, el funcionario autorizado (SO) puede conceder prórrogas sin costo adicional de forma automática y única, como muy pronto 90 dÃas antes de la finalización del proyecto y como muy tarde en la fecha de finalización. Nota: el enlace para acceder a la función está disponible 90 dÃas antes de la fecha de finalización del proyecto y se elimina a medianoche de la fecha de finalización del proyecto. Tenga en cuenta también: solo se puede solicitar una prórroga sin costo adicional a través de eRA Commons por cada subvención. Si ya ha solicitado una prórroga para esta subvención, el enlace “Prórroga" no estará disponible. En el caso de NIH, para una segunda NCE, o si no es elegible para una prórroga sin costo adicional automática, se debe solicitar la aprobación previa de NIH. Para obtener más información, consulte los "Términos estándar de concesión del NIH" y los "Requisitos de aprobación previa". Pasos para NCE si se requiere la aprobación del patrocinador: Paso 2: el DA debe confirmar el importe exacto del saldo no comprometido con Denise Giocondo en el departamento de RF posterior a la concesión. Paso 3 : el DA prepara los formularios, el presupuesto, la carta y la justificación de acuerdo con las directrices del patrocinador que figuran en el acuerdo o en su sitio web. Para NIH, ahora se requieren tres archivos adjuntos: Informe de progreso (no RPPR) Documento presupuestario y documento justificativo Paso 4: el DA cargará los documentos en el registro Cayuse SP anterior y, a continuación, enviará por correo electrónico la solicitud con el número SP a Indranil Basu. NO es necesario crear un nuevo registro Cayuse ni realizar nuevos trámites. Paso 5: si hay sujetos humanos/animales involucrados, asegúrese de que la aprobación del IRB/IACUC esté vigente y envÃe las fechas de aprobación a Indranil. Paso 6: en el caso de NIH, Indranil revisará el importe en dólares (una vez que Denise lo confirme), los presupuestos y el cumplimiento de las directrices del patrocinador. Aprobará o solicitará cambios (si es necesario). Paso 7 : una vez aprobada, Indranil enviará la solicitud a eRA Commons. En el caso de NIH, utilice el módulo de aprobación previa en eRA Commons: Aprobación previa: prórroga sin costo adicional (solo SO) Paso 8: una vez que el patrocinador aprueba el NCE, la configuración de la concesión de RF suele recibir una NOA revisada o un acuerdo totalmente ejecutado, que se utiliza para ampliar el presupuesto y los periodos del proyecto en Cayuse y Banner. Pasos para NCE si NO se requiere la aprobación del patrocinador: Paso 2: utilice la función "Prórroga sin costo adicional" en el módulo “Estado" de eRA Commons {{2}}, que permite a los funcionarios firmantes (SO) solicitar una prórroga sin costo adicional de entre 1 y 12 meses. Step 3 - “Request” the 1st NCE in eRA Commons via the Extension link. Paso 4: una vez recibido el correo electrónico de confirmación de NCE, OGS lo envÃa al departamento de configuración de concesiones de RF para ampliar el presupuesto y los periodos del proyecto en Cayuse y Banner. Ãtems a incluir en una segunda solicitud de NCE: El tiempo solicitado en meses y la fecha de finalización del nuevo proyecto solicitado Una descripción de las actividades del proyecto que requieren apoyo durante la prórroga y una declaración sobre los fondos disponibles para financiar la prórroga Explicación detallada de los motivos por los que no se pudo completar el proyecto en la fecha de finalización aprobada inicialmente Fundamentos cientÃficos para continuar con el proyecto Un informe breve sobre los avances que comunica los progresos cientÃficos realizados tras la presentación del último RPPR. El saldo no comprometido estimado (el costo directo total y los gastos generales y administrativos restantes) Formulario PHS 2590, página 2 (presupuesto detallado que refleja los planes propuestos para utilizar los fondos restantes) Formulario PHS 2590, página 6 (lista de verificación que refleja los costos F&A calculados) Justificación del presupuesto Nivel de esfuerzo del personal clave nombrado en la NOA. La Sección 8.1.1.3 de la Declaración de polÃtica de subvenciones del NIH exige un nivel medible de esfuerzo del personal clave durante una prórroga. Certificaciones y garantÃas actualizadas, incluidas las aprobaciones IRB (si procede según la Norma Común Revisada) e IACUC Si el instituto/patrocinador requiere una carta, consulte nuestro modelo de carta para solicitar una segunda NCE. Cambio de alcance/modelos de cartas Modelos de cartas de OPAS (para utilizar cuando no hay cambios en el alcance): Modelo de carta de solicitud de modificación presupuestaria/reajuste presupuestario Modelo de carta de solicitud de traspaso de fondos Modelo de carta para solicitar una segunda NCE Cambio de alcance : Un cambio en el alcance es un cambio en la dirección, los objetivos, los propósitos o el tipo de capacitación en investigación identificados en el proyecto aprobado. El beneficiario debe determinar inicialmente la importancia del cambio y consultar con el GMS según sea necesario. Se requiere aprobación previa para cualquier cambio en el alcance. Los requisitos especÃficos deben confirmarse con el patrocinador/GMS. Para todos los casos siguientes, incluya: cómo afectará este cambio al alcance y los objetivos del proyecto; presupuesto revisado; también puede ser necesaria la lista de verificación del IDC cuando se trate de categorÃas excluidas. Ejemplos de algunos reajustes presupuestarios por cambio de alcance: qué incluir en las cartas de solicitud : Cambio de esfuerzo del PI: reducción superior al 25 % (incluya qué cambia y por qué, a qué porcentaje debe reducirse, cómo se utilizarán los fondos restantes). Equipo necesario por valor superior a $25,000: si el equipo no estaba incluido en el presupuesto original (por ejemplo, porque se ha roto) o se necesitan fondos adicionales para adquirirlo, incluya el importe, el presupuesto, la razón cientÃfica por la que es necesario, la partida presupuestaria de la que proceden los fondos y por qué ya no se necesitan en esa partida. Subcontratar saldo elevado: el subcontratista no está gastando y/o no puede realizar el trabajo: incluya el motivo por el que no puede realizar el trabajo, quién va a realizar ese trabajo en su lugar y cómo se utilizarán los fondos restantes (nuevo subcontrato o reajuste presupuestario). Cambio en el personal clave: de un solo PI a varios PI o de varios PI a un solo PI, o alguien nombrado en la NOA ya no puede trabajar en el proyecto. Incluya el motivo y quién se encargará del trabajo restante. Reajuste presupuestario significativo: cambio en una categorÃa de concesiones de costes directos superior al 25 % del total de los costos concedidos. IndÃquese dónde se necesitan los fondos y por qué, dónde ya no se necesitan y por qué. Cumplimiento Participar en auditorÃas o visitas a las instalaciones Transferencias de costos, LRD, certificación del esfuerzo Recursos de cumplimiento institucional (IRB, IACUC, OBBD, EHS) Subcontratos y otros colaboradores (monitoreo de subreceptores) Consulte el sitio intranet Financiación de la investigación para obtener más información sobre los siguientes temas: Requisitos de auditorÃa Transferencias de costos Informe de esfuerzo/certificación Recursos de cumplimiento normativo de Einstein LRD Monitoreo de subreceptores Informes provisionales RPPR Each sponsor has specific guidelines for the types of Progress Reports required (scientific and financial) and when they are due. It is essential for the DA and PI to become familiar with these requirements in the NOA, subcontract agreement, award letter, sponsor website, etc… Para las subvenciones del NIH, revise primero la NOA para determinar si el proyecto está bajo la categorÃa SNAP (Proceso simplificado de concesión no competitiva). Esto modificará los requisitos y la forma de presentación. The NOA will state in Section III: “This grant is subject to Streamlined Noncompeting Award Procedures (SNAP).” El NIH exige a los beneficiarios que presenten Informes sobre el progreso de la investigación (RPPR) como parte del proceso de concesión de continuaciones sin concurso. Véase Requisitos de presentación de informes del NIH. Tipos de RPPR : Anual Final Provisional Presentación del RPPR al NIH: quién, qué, dónde, cuándo y cómo Directrices para la preparación del RPPR de Einstein/Cayuse NIH RPPR Instruction Guide – Refer to Section 5 for Navigation in eRA Commons and Section 6 for instructions for each page and question Para obtener una lista de los RPPR que vencen en su departamento, haga clic aquÃ, que le llevará a eRA Commons, perfil personal, búsqueda de gestión de RPPR. Estos pasos son aplicables a Cayuse. El administrador realiza las siguientes acciones: Desde eRA Commons, redacte el borrador del RPPR y copie y guarde el borrador del RPPR. Inicie un IPF: Copie la solicitud anterior no competitiva (NC) si se encuentra en Cayuse SP. Si no es asÃ, consulte a continuación el RPPR de segmento medio. Rellene los campos obligatorios; por ejemplo, personal clave en la página del investigador/equipo de investigación, costes directos e indirectos para el periodo presupuestario posterior, etc. Para todos los patrocinadores, en Cayuse 424, introduzca el presupuesto detallado del año siguiente para su revisión interna. c. En la sección Anexos de la propuesta, adjunte: El borrador de RPPR de eRA Commons. Seleccione RPPR como tipo de archivo adjunto. Nuevo formulario complementario de Cayuse 4.1 de agosto de 2023 Para cualquier subvención que tenga una subconcesión saliente, se deberá adjuntar el presupuesto del subcontrato. NOTE: the IPF can’t be submitted for routing if the required fields are not populated. Nota: se requiere una propuesta Cayuse 424 con un borrador del presupuesto, pero la certificación del PI y las preguntas complementarias de Cayuse no son necesarias para los RPPR. Tramitación de solicitudes no competitivas (NC): Las NC deben tramitarse en Cayuse SP para su revisión y aprobación. If NIH, please add “RPPR – NIH Only”, as #2 in the routing order, which will trigger Rose Ramunno’s review. “OGS Review for Budget” will automatically be added, please ensure it’s listed as the last approver. If not NIH, please add “OGS Review for Budget”, which will trigger Gerard McMorrow’s review. La revisión OGS para ciencias básicas o clÃnicas se añade automáticamente y debe estar al mismo nivel que EH&S, Sujetos Humanos, Instituto Animal. CERTIFICACIÓN DEL PI En Cayuse, el PI principal recibirá un correo electrónico solicitándole que certifique la propuesta. Sin embargo, la certificación del PI NO es necesaria en Cayuse. Estos pasos son información aplicable al procedimiento RPPR del NIH en general. La funcionaria administrativa que figura en la lista debe ser Suzanne Locke. La funcionaria firmante debe ser Rose Ramunno. Funcionaria administrativa: Firma oficial: SUZANNE LOCKE 1300 Morris Park Ave Bronx, Nueva York 10461 Número de teléfono: 718-430-2786 Correo electrónico: Suzanne Locke@einsteinmed.edu ROSE RAMUNNO 1300 Morris Park Avenue Bronx, NY 10461 Número de teléfono: 718-430-8846 Correo electrónico: rosa.ramunno@einsteinmed.edu El DA debe verificar en OBIEE los meses naturales de esfuerzo de los empleados de Einstein para comprobar que los dólares cobrados a cada persona coinciden con los meses que figuran en la página del participante para el año al que se refiere el informe RPPR. El analista financiero de RF se encarga de revisar esta información. Para los subcontratos salientes, los DA deben solicitar la siguiente información a cada PI subcontratado varias semanas antes de la fecha lÃmite, a fin de que cada institución tenga tiempo suficiente para preparar los informes: Active "Otros apoyos" para la subconcesión Pl y todo el personal clave. Información del informe de personal para todo el personal que dedica esfuerzos en el año presupuestario actual. Saldo no comprometido para el año de subvención actual y, si el saldo es superior al 25 %, incluya una explicación de por qué hay un saldo elevado y una justificación de cómo se utilizará en el próximo año de subvención. Presupuesto detallado y justificación para el próximo periodo presupuestario (según sea necesario) El DA deberá verificar que los meses del personal que no figura en la nómina de Einstein sean correctos. OGS/RF no puede consultar esta información. Si OBIEE muestra un saldo estimado superior o igual al 25 % de la concesión del año en curso (incluido el traspaso de fondos del año anterior), deberá indicarse como un traspaso de fondos importante y explicarse en la Sección G.10 del RPPR. Si no se divulga en el RPPR, se puede enviar un correo electrónico a Rose y anotar en Cayuse cómo se reducirá el saldo a menos del 25 % al final del periodo presupuestario actual. For NIH grants with human subjects research, Section G.4.b Inclusion Enrollment Data must be completed in ASSIST and the status changed to “ready for submission”. Click here for more information on Human Subjects reporting in eRA Commons. Antes de tramitar el RPPR, compruebe que no haya errores y corrÃjalos si es necesario. Si hay errores, el sistema no permitirá que el AOR/SO envÃe el RPPR en eRA Commons. Si hay advertencias, Rose asumirá que están bien y enviará el documento. Los RPPR deben tramitarse en eRA Commons solo después de que la propuesta del SP haya sido aprobada en Cayuse. Los PI deben tramitar a través de eRA Commons a la AOR/SO para RPPR: Rose Ramunno. RF Post Award – takes the following actions NIH RPPRs: La FA revisa los puntos 5 y 7 anteriores. Si surge algún problema, Rose se coordina con el administrador del departamento. Una vez enviada la propuesta SP, Rose tomará las siguientes acciones: Revisa el periodo presupuestario posterior indicado en el paso 2b anterior. Approves in Cayuse. This can be confirmed in the status history section as “Proposal Approved” Una vez que el PI haya completado el RPPR y lo envÃe a eRA Commons, Rose recibirá un correo electrónico para aprobarlo en eRA Commons. Secciones RPPR confirmadas por RF: D.1 ¿Qué personas han trabajado en el proyecto? (RF confirma el esfuerzo y los meses-persona) G.10 Saldo no comprometido estimado G.10.a ¿Se prevé que el saldo no comprometido estimado (incluido el traspaso de fondos del ejercicio anterior) sea superior al 25 % of the current year’s total approved budget? If yes, provide the estimated unobligated balance. Note: RF may not always agree with the PI’s balance, but it is noted that RF shows a different figure and that NIH will sometimes refer directly to our PMS LOC draw to confirm the exact balance. H.1 Formulario de presupuesto (cuando sea necesario) RPPR finales del NIH: segmento intermedio: El segmento intermedio hace referencia a las solicitudes presentadas antes de Cayuse SP (enero de 2021). The DA will follow steps 1 – 11 above. Step #2 has a modification- If there isn’t an SP record for the original proposal or a prior NC application, you can’t copy the prior proposal. Therefore, a new proposal must be created with the proposal type = Non-Competing Continuation/ Progress report. The DA should download a pdf from Cayuse S2S application (formerly Cayuse 424) and upload this as an attachment. This is required for the FA to validate #5 and 7 above. Proceso de tramitación en eRA Commons Nota sobre RPPR provisionales frente a RPPR definitivos: El RPPR provisional (IRPPR) se utiliza cuando se presenta una solicitud de renovación competitiva (tipo 2). Si decide NO solicitar una renovación competitiva, complete el RPPR final como lo harÃa normalmente en un plazo de 120 dÃas a partir de la fecha de finalización del proyecto. Si va a completar una solicitud de renovación competitiva (o ya ha presentado dicha solicitud), deberá presentar un RPPR provisional. Este debe presentarse en un plazo de 120 dÃas a partir de la fecha de finalización del proyecto. Si se le concede la renovación, el RPPR provisional se considerará su RPPR anual y no será necesario presentar ningún otro informe de progreso para ese segmento del estudio. Si NO se concede la solicitud, el RPPR provisional se aceptará como RPPR definitivo. Para saber qué incluir en un RPPR final, haga clic aquà . Nota: para los RPPR provisionales y finales, en el apartado D.1, los beneficiarios solo deben informar sobre las personas/el personal que trabajaron en el proyecto durante el último periodo presupuestario, descontando cualquier prórroga sin coste adicional aprobada.Consulte la GuÃa de instrucciones para los RPPR, Sección 6.4, para obtener más información sobre los FFR provisionales. Otros informes provisionales El NIH exige a los beneficiarios que presenten diversos informes financieros y de progreso en momentos especÃficos durante el ciclo de vida de la concesión de la subvención. Todos los informes deben ser precisos, completos y presentarse a tiempo. Presente los informes programáticos y financieros de manera oportuna, según lo requiera la NOA o el acuerdo debidamente formalizado. Materiales adicionales del informe sobre el progreso del acceso público (PRAM) Consulte el sitio intranet de financiación de la investigación. Para obtener más información, visite el sitio web Supervisión y presentación de informes posteriores a la concesión de subvenciones del NIH y la Declaración de polÃtica de subvenciones del NIH sobre la presentación de informes. Gestión de efectivo Gestión de efectivo Visite el sitio Monitoreo y presentación de informes posteriores a la concesión de los NIH para obtener más información sobre esta parte del proceso. LOC Consulte el sitio intranet de financiación de la investigación. Consulte el sitio Financiación de la investigación para obtener los formularios, las polÃticas y los procedimientos posteriores a la concesión. Una vez finalizado el perÃodo del proyecto, continúe al Cierre del proyecto.
